Форма звіту про витрати в Telegram: 6 полів

Коли ваші люди платять за робочі витрати власними грошима й надсилають підтвердження в чат, суму, проєкт чи сам чек легко загубити. Ця форма питає про кожне з них у момент надсилання, а від вас чекає одного рішення.

Ось форма звіту про витрати, що працює в боті Telegram: шість полів, які можна залишити чи змінити, дві відповіді для вставки та приватний канал, де схвалені витрати збираються разом із чеками. Якщо ви шукали шаблон звіту про витрати в Excel, то це не він. Форма збирає витрати. Вона не підсумовує їх і не експортує у файл, а чек має бути фото, а не PDF. Якщо ваші люди надсилають рахунки у PDF, напишіть у підтримку, що вам потрібно.

Шість полів форми звіту про витрати й одне, яке треба додати

Це шаблон «Звіт про витрати» в Easy Post. Після вибору шаблону поля можна перейменувати, видалити чи додати в «Налаштуваннях форми» (кнопка «Форма» на сторінці потоку); способи створити таку форму порівнює посібник із конструктора форм без коду. В українському інтерфейсі питання й кнопки шаблону вже українські, тож нижче вони такі, як у боті. Залишайте поле лише тоді, коли читатимете відповідь.

• Категорія (обов’язкове; питання «Категорія витрати:», кнопки: Транспорт, Їжа, Витратні матеріали, Зв’язок, Інше). Перейменуйте кнопки на статті власного обліку, щоб наприкінці місяця нічого не довелося розкладати заново. Назви робіть короткими: Telegram обмежує, скільки може вмістити кнопка, і задовга назва може не спрацювати.
• Сума (обов’язкове; питання «Витрачена сума:»). Це набраний текст без перевірки, тож «приблизно сорок» пройде. Відкрийте поле в «Налаштуваннях форми» і змініть його «Тип» з «Текст» на «Число». Тоді бот перепитуватиме, доки відповіддю не стане число, поруч із яким стоїть знак чи одиниця не довші за п’ять символів, наприклад «42.50 USD», «€12» або «1 500 грн». «Сорок доларів» і «12 USD і 3 EUR» відхиляються відповіддю «Введіть число.» Цю відмову можна написати самостійно в розділі «Тексти кнопок і помилок» цього поля, тож дайте там приклад. Валюту вказуйте в питанні («Витрачена сума з кодом валюти, наприклад 42.50 USD:»), бо форма нічого не знає про гроші. Сума зберігається так, як її введено.
• Дата (обов’язкове; питання «Дата витрати:»). Вводиться текстом і ніколи не перевіряється, тож «вчора» пройде. Вкажіть формат у питанні або видаліть поле, якщо люди подають витрату того ж дня. Якщо видаляєте будь-яке поле, видаліть його рядок і з «Вигляду поста», інакше канал покаже рядок як є, наприклад «Дата: {date}».
• Опис (обов’язкове; питання «На що витрачено?»; до 500 символів). Самого слова «Таксі» замало, щоб ухвалити рішення. Змініть питання на «На що витрачено й для кого?», і до слова «Таксі» додасться клієнт.
• Фото чека (обов’язкове; питання «Фото чека:»; до 3 фото, це число редактор змінювати не дає). Крок приймає лише фото. PDF чи будь-який файл, надісланий до першого фото, отримує відповідь «Будь ласка, надішліть фото.», а файл, надісланий після фото, до звіту не потрапляє. Після кожного фото бот пише «натисніть „Готово“, коли завершите», і співробітник натискає «Готово», якщо не надсилає всі три. Скриншот чека з електронного листа підходить, якщо його надіслано як фото. Позначка «Обов’язкове» має підступ, який описано в розділі «Де витрата застрягає».
• Проєкт (необов’язкове; питання «До якого проєкту віднести:», кнопки: Загальне, Проєкт A, Проєкт B, Подорожі). Перейменуйте кнопки на власні проєкти чи центри витрат. Кнопка пропуску теж підписана «Загальне», тож на екрані дві кнопки «Загальне». Значення зберігає лише перша. Хто натисне другу, не залишає проєкту взагалі, і рядка у вашій картці не буде. У розділі «Тексти кнопок і помилок» цього поля змініть кнопку пропуску на «Без проєкту» або поставте галочку «Обов’язкове», і кнопка пропуску зникне.
• Ваше ім’я (додайте самі; обов’язкове текстове поле). У картці видно ім’я відправника в Telegram і, якщо він його має, @нікнейм, а ім’я в Telegram може бути «Міша 🚀». Додайте поле кнопкою «+ Додати поле», щоб ви відшкодовували витрати людині, а не нікнейму. Потім на тій самій сторінці відкрийте «Вигляд поста» й натисніть токен нового поля в «Вставити токени». Нове поле не з’явиться в дописі в каналі, доки ви не вставите туди його токен.

Від чека до відшкодування

1. Закріпіть одне посилання у командному чаті або в нотатці для нових співробітників. Після вашого власного тесту блок «Залишилося зробити» на сторінці потоку показує пункт «Надішліть форму людям» із кнопкою «Копіювати посилання». Співробітник натискає «Почати» й відповідає на питання по одному, зі смугою прогресу. Форма ніяк не перевіряє, хто відправник: подати витрату може будь-хто, хто отримав посилання, а перевіркою є ваше натискання «Схвалити».
2. Витрата приходить вам у Telegram із кнопками: «Схвалити» і «Відхилити», а також «Редагувати» і «Видалити». У картці — текстові відповіді, відправник і посилання. Чека в картці немає: перед рішенням відкрийте витрату в кабінеті, де чеки видно як маленькі мініатюри, що відкриваються на повний розмір.
3. Спершу подивіться, потім вирішуйте. Порівняйте суму з чеком. Якщо цифру введено з помилкою, натисніть «Редагувати» до схвалення: це відкриє витрату на сайті, де можна виправити введені відповіді (суму, дату, опис), але не категорію й не фото. Якщо чека немає або його не можна прочитати, натисніть «Відхилити». Відповідь при відхиленні — один незмінний текст для всіх причин, тож напишіть його так, щоб він просив нове фото.
4. «Схвалити» означає «прийнято до відшкодування». Співробітник одразу отримує вашу відповідь (текст нижче), а витрата публікується у вашому приватному каналі з фото чека. «Відхилити» надсилає ваш текст відмови. «Видалити» ховає витрату, не повідомляючи співробітника (вона залишається у вкладці «Видалено»), тож співробітник не отримує жодної відповіді.
5. Канал і є ваш журнал. Кожна схвалена витрата — один допис: поля з вашого «Вигляду поста» та фото чека під ними. Поїздку, проєкт чи суму знайдіть пошуком усередині каналу.

Ілюстрація: тексти взято з бота, кроки 2–4 пропущено, імена й дані вигадані.

Ілюстрація: тексти взято з бота, а «Ваше ім’я» — поле, яке ви додаєте самі; імена й дані вигадані.

Дві відповіді для вставки в налаштування

У налаштуваннях форми для цього є два поля: «Повідомлення при схваленні» і «Повідомлення при відхиленні». Вони приймають HTML-теги Telegram, як-от <b> і <a href>. Типові «Вашу заявку схвалено!» та «Вашу заявку не схвалено.» нічого не кажуть співробітникові про гроші. Замініть їх.

Коли ви приймаєте витрату:

Витрату прийнято. Виплатимо разом із зарплатою в п’ятницю. Питання: t.me/yourfinance

Замініть t.me/yourfinance на власний контакт в обох відповідях.

Коли поки що не можете її прийняти:

Ми не змогли прийняти цю витрату. Надішліть її ще раз із чітким фото чека або запитайте тут: t.me/yourfinance

Обіцяйте лише те, що виконаєте. Співробітника, якому сказали «виплатимо в п’ятницю», а не виплатили, введено в оману.

Ілюстрація: відповідь — це текст, вставлений вище; імена й дані вигадані.

Де живуть схвалені витрати

Підключіть приватний канал, у якому є тільки ви та ваш фінансист. На чеках є імена, цифри карток і місця, а публічний канал показав би все це всім. Та сама витрата зберігається й у кабінеті. Люди, яких ви додали до свого проєкту, теж отримують картки в Telegram і можуть схвалювати. Спершу кожному потрібен обліковий запис Easy Post: на сторінці проєкту натисніть «Учасники», введіть email і натисніть «Запросити». Кожен також має прив’язати власний Telegram (натиснути «Перевірити форму в Telegram» на сторінці потоку, увійшовши під своїм обліковим записом), інакше картки до нього не дійдуть. Учасники не обмежені схваленням: вони можуть змінювати і форму, і адресатів.

Якщо хочете мати цифри в таблиці, додайте вебхук. На сторінці потоку відкрийте «Куди надсилати». У формі «Додати адресата» виберіть «У CRM або таблицю (вебхук)», введіть назву адресата та URL і натисніть «Додати», а галочку «Схвалювати автоматично» не ставте, щоб вебхук спрацьовував, коли ви натискаєте «Схвалити». Тоді Easy Post надсилатиме кожну схвалену витрату як JSON на цю адресу: відповіді, посилання на фото чеків, а також ім’я відправника в Telegram, його @нікнейм та ID чату. Сума приходить текстом, як її введено («1 500 UAH»), тож таблиця не зможе її підсумувати, доки ви не приведете її до ладу. Посилання на фото відкриваються без входу, тож надсилайте їх лише в сервіс, якому довіряєте. Приймальну сторону ви пишете самі або вказуєте адресу сервісу автоматизації, який приймає вебхуки й додає рядок у таблицю. Вебхуки є не в усіх тарифах, тож спершу загляньте на сторінку тарифів.

Де витрата застрягає

• «Обов’язкове» не гарантує чека. Крок із чеком приймає до трьох фото, тому на ньому є кнопка «Готово», і людина може натиснути її, не надіславши жодного фото. Тоді витрата приходить без чека. Саме тому ви відкриваєте кабінет перед тим, як натиснути «Схвалити», і саме тому відповідь при відхиленні вище просить нове фото.
• Дублі. Той самий чек можна надіслати двічі, помилково чи навмисно, і ніщо цього не позначить. Перед схваленням пошукайте в каналі суму й дату.
• Картка обрізає текст. У ній лише перші 300 символів кожної відповіді, а «Опис» дозволяє 500. Повний текст видно в кабінеті.
• Ліміт на одну людину. Шаблон дозволяє 10 запусків форми на день і 50 на місяць з одного акаунта Telegram, і покинута чи відхилена спроба теж враховується. Хто довго перебуває у відрядженні, може дійти до місячного ліміту; йому про це кажуть, коли він натискає «Почати», а вам — ні. Збільште «Денний ліміт» і «Місячний ліміт» у блоці «Ліміти заявок» у «Налаштуваннях форми».
• Невдала публікація. Співробітник отримує вашу відповідь «прийнято», навіть якщо допис у канал не вийшов, наприклад коли бот утратив права адміністратора. Тоді в кабінеті біля витрати з’являється червона примітка «Не опубліковано:». Шукайте її після схвалення.
• «Схвалювати автоматично». Залиште «Схвалювати автоматично» вимкненим в адресата «У Telegram-канал». Якщо його ввімкнено або вимкнено всіх адресатів, на ваше рішення нічого не чекає: у картці немає кнопок, а співробітник бачить лише «Дякуємо! Ваша заявка очікує на перевірку.» і ніколи не отримує вашої відповіді.

Чого форма не робить

• Не підсумовує витрати, не конвертує валюти й не експортує в Excel чи CSV. Кабінет показує їх по одній, а вбудований спосіб перенести їх у таблицю — вебхук. Підсумки за місяць, як і раніше, на вас.
• Не звіряє суму з чеком, не шукає дублів і не застосовує політику витрат: жодних бюджетів, жодних лімітів за категоріями.
• Нікому не платить і не має вбудованого зв’язку з бухгалтерськими програмами. Статусу «виплачено» немає: витрата має статус «Очікування», потім «Опубліковано» (схвалена й опублікована в каналі) або «Відхилено».

Компанії, яка має систему обліку відряджень і витрат та підлягає аудиту, потрібна саме вона. Для команди, яка сьогодні збирає чеки в чатах, ця форма об’єднує чек, суму й рішення в одному місці. Якщо ваше завдання — щоденний звіт від людей, що працюють на виїзді, дивіться щоденні звіти виїзних бригад. Така сама логіка «схвалення як відповіді» працює у формі реєстрації постачальника.

Налаштування за п’ять кроків

1. В онбордингу або через «+ Новий потік», якщо обліковий запис уже є, оберіть шаблон «Звіт про витрати».
2. Спершу підключіть канал. Створіть приватний канал для фінансів і додайте в нього @easy_post_publisher_bot адміністратором із правом публікувати повідомлення. У приватного каналу немає @username, тож уведіть його числовий ID у поле під написом «Додайте канал, якщо потрібна публікація» в блоці «Залишилося зробити»: перешліть будь-який допис із каналу боту @userinfobot і вставте число, яке він надішле (воно починається з -100). Посилання-запрошення не приймається. Потім натисніть «Перевірити, чи може бот публікувати» в рядку «Доступ до публікації» на сторінці потоку.
3. У «Налаштуваннях форми» перейменуйте категорії й проєкти, змініть тип поля «Сума» на «Число» та вкажіть валюту в його питанні, змініть кнопку пропуску в полі «Проєкт», додайте «Ваше ім’я» кнопкою «+ Додати поле» й вставте його токен у «Вигляд поста», а дві відповіді вставте в «Повідомлення при схваленні» і «Повідомлення при відхиленні».
4. Натисніть «Перевірити форму в Telegram». Так ваш Telegram прив’язується, і картки зможуть до вас дійти. Подайте витрату самі, з фото чека, і один раз натисніть «Схвалити»: перевірте допис у каналі та відповідь, яку отримаєте як співробітник. Робіть це лише після підключення каналу, бо до того картка приходить без кнопок.
5. Додайте людей із фінансів у розділі «Учасники»: кожному потрібен обліковий запис Easy Post і прив’язаний Telegram. Потім натисніть «Копіювати посилання» в блоці «Надішліть форму людям» і поділіться ним.

Тільки знайомитеся з ботами? Як створити бота в Telegram без коду показує, як його зробити.

Налаштувати форму звіту про витрати в Telegram →