Реєстрація постачальника в Telegram: 8 полів

Коли вам пише новий постачальник, від кожного потрібно одне й те саме: хто він, як із ним зв’язатися, що продає, куди доставляє і скільки це коштує. Якщо збирати відповіді з листів і чатів, вони щоразу мають інший вигляд, а прайс-лист — це фото, що загубилося в переписці.

Ось форма реєстрації постачальника, що працює в боті Telegram: вісім полів, які можна залишити чи прибрати, дві відповіді для вставки та приватний канал, де схвалені постачальники стають вашим списком. Спершу два обмеження. Форма не перевіряє ані ІПН чи інший реєстраційний номер, ані саму компанію. Стандартний крок із прайс-листом приймає лише фото, не PDF чи Excel-файли. Якщо ваші постачальники надсилають файли, напишіть у підтримку.

Вісім полів форми реєстрації постачальника

Це шаблон «Заявка постачальника» в Easy Post. В українському інтерфейсі питання й підписи вже перекладено, тож нижче вони саме такі, як у боті. Після вибору шаблону поля можна перейменувати, видалити або додати власні в конструкторі форм. Необов’язкове поле залишайте лише тоді, коли закупівельник справді читатиме відповіді.

• Компанія (обов’язкове; питання «Назва компанії:»). Назва, за якою ви шукатимете постачальника пізніше.
• ІПН (обов’язкове; питання «ІПН або реєстраційний номер:»). Зберігається так, як введено, і ніде не перевіряється, тож «12345» пройде. Формат номера залежить від країни, тому перед схваленням знайдіть номер у реєстрі компаній своєї країни самі.
• Контактна особа (обов’язкове). Кому має писати ваш закупівельник.
• Контакт (обов’язкове; питання «Телефон або email:»). Один рядок без перевірки формату, тож email з опечаткою пройде. У картці також є ім’я відправника в Telegram і @нікнейм, якщо відправник його має.
• Категорія товару (обов’язкове, кнопки: Сировина, Обладнання, IT-послуги, Канцтовари, Логістика, Інше; питання «Категорія товарів або послуг:»). Спершу перейменуйте кнопки на ваші справжні категорії закупівель. Тоді кожен постачальник потрапить в одну з шести груп, а не напише слово «обладнання» по-своєму.
• Географія (обов’язкове; питання «Географія роботи:»). Вільний текст. Напишіть у питанні, що саме вам потрібно: міста чи цілі країни.
• Прайс-лист (необов’язкове; до 5 фото; кнопка пропуску — «Надішлю пізніше»). Типове питання «Завантажте прайс-лист (фото або скан):» просить файли, яких бот не приймає, тож змініть його на «Надішліть фото кожної сторінки прайс-листа (до {max_files})». Залишайте поле необов’язковим, якщо ціни можна спитати згодом, і зробіть обов’язковим, якщо без прайсу ви постачальника не розглядатимете. Якщо потрібні прайс-листи в PDF чи Excel, напишіть у підтримку.
• Опис (необов’язкове; питання «Коротко про компанію:»). Короткий текст про компанію. Закупівельники його читають рідко, а саме це поле ламає реєстрації з фото, як пояснює розділ «Де реєстрація застрягає». Видаліть його, якщо не користуватиметеся ним.

Від реєстрації до списку схвалених

1. Поділіться одним посиланням: на сторінці «Стати нашим постачальником», у підписі електронного листа, унизу запиту цінових пропозицій. Постачальник натискає «Почати» й відповідає на запитання по одному, зі смужкою прогресу.
2. Реєстрація приходить вам у Telegram із кнопками: «Схвалити» і «Відхилити», а також «Редагувати» і «Видалити». У картці — текстові відповіді та посилання. Фото прайс-листа в картку не входять, тож перед рішенням відкрийте реєстрацію в кабінеті: там їх видно як дрібні мініатюри.
3. Спершу перевірте, потім вирішуйте. Знайдіть ІПН у реєстрі компаній. Якщо постачальник помилився в контакті, виправте через «Редагувати» до схвалення.
4. «Схвалити» означає «ви в нашому списку». Постачальник одразу отримує ваше повідомлення (текст нижче), а реєстрація з фото прайс-листа публікується у вашому приватному каналі. «Відхилити» означає «поки що ні» і надсилає ваш текст відмови. «Видалити» прибирає реєстрацію мовчки, тож постачальник не отримує жодної відповіді.
5. Канал і є ваш список схвалених. Кожен схвалений постачальник — це один допис із його даними та прайс-листом. Користуйтеся пошуком усередині каналу: введіть категорію чи місто.

Ілюстрація: тексти взято з бота, імена й дані вигадані.

Ілюстрація: тексти взято з бота, імена й дані вигадані.

Дві відповіді для вставки в налаштування

У налаштуваннях форми для цього є два поля: «Повідомлення при схваленні» і «Повідомлення при відхиленні». Вони приймають HTML-теги Telegram, як-от <b> і <a href>. Типові «Вашу заявку схвалено!» та «Вашу заявку не схвалено.» нічого не кажуть постачальнику. Замініть їх.

Коли ви додаєте постачальника до списку:

Ви в нашому списку постачальників. Коли нам знадобляться товари з вашої категорії, наш закупівельник зв’яжеться з вами за контактами, які ви вказали. Оновлені ціни надсилайте сюди: t.me/yourbuyer

Коли постачальник вам зараз не потрібен:

Дякуємо за заявку. Зараз ми не закуповуємо товари з вашої категорії. Питання: t.me/yourbuyer

Обіцяйте лише те, що зробите. Постачальник, якому пообіцяли «ми вам напишемо» й мовчали цілий рік, почув неправду.

Ілюстрація: тексти взято з бота, імена й дані вигадані.

Де живе список схвалених

Підключіть приватний канал, у якому є тільки ви та ваші закупівельники. Там будуть ІПН, телефони й прайс-листи, а публічний канал показав би їх усім. Та сама реєстрація зберігається й у кабінеті, де її можна відкрити пізніше. Люди, яких ви додали у свій проєкт, теж отримують картки в Telegram і можуть схвалювати.

Якщо хочете наповнювати таблицю чи систему закупівель, додайте вебхук. Тоді Easy Post надсилатиме кожну схвалену реєстрацію як JSON на вказану вами адресу. Приймальну сторону пишете ви, а вебхуки є не в усіх тарифах, тож спершу перегляньте сторінку тарифів.

Де реєстрація застрягає

• Довгий текст разом із фото видаляє реєстрацію. Коли в реєстрації є фото, допис має вміститися в 1024 видимі символи, а типовий допис містить усі текстові відповіді. Тож досить одного довгого опису чи великого переліку регіонів, щоб усе зламати. Постачальнику кажуть скоротити текст і почати заново, а все, що він ввів, зникає. Виправити можна в налаштуваннях форми: або видаліть поле «Опис», або видаліть рядок <strong>Опис</strong>: {description} із поля «Вигляд поста». Тоді текст залишиться у вашій картці та в кабінеті, але не потрапить у допис у каналі.
• PDF-прайс стандартна форма не зберігає. Крок із фото приймає лише фото. До першого фото PDF чи Excel-файл отримує відповідь «Будь ласка, надішліть фото.» Після нього файл мовчки відкидається. Якщо потрібні файли, напишіть у підтримку. А поки напишіть у тексті схвалення свій email і попросіть надіслати файл на нього.
• «Схвалювати автоматично». Залиште «Схвалювати автоматично» вимкненим в адресата «У Telegram-канал». Якщо його ввімкнено або вимкнено всіх адресатів, на ваше рішення нічого не чекає: у картці немає кнопок, а постачальник бачить лише «Дякуємо! Ваша заявка очікує на перевірку.» і ніколи не отримує вашої відповіді.
• Дублі. Постачальник може зареєструватися двічі, і ніщо цього не позначить. Перед схваленням пошукайте в каналі за ІПН.
• Ліміт на одну людину. Шаблон дозволяє 5 реєстрацій на день і 20 на місяць з одного акаунта Telegram. Брокер, що реєструє багато компаній зі свого акаунта, упреться в цей ліміт. Збільште обидва числа в налаштуваннях форми.

Чого форма не робить

• Не перевіряє ані ІПН чи інший реєстраційний номер, ані компанію.
• Статусів, крім «схвалено» і «відхилено», немає: ні «на розгляді», ні «у короткому списку».
• Немає запитів цінових пропозицій, порівняння цін і бази з фільтрами. Список схвалених — це канал плюс кабінет.

Компанії, яка має формальну систему закупівель і підлягає аудиту, потрібна саме вона. Для бізнесу, який сьогодні збирає постачальників у листах і чатах, форма замінює безлад. Якщо ваше завдання — збирати звернення клієнтів, а не постачальників, дивіться форму приймання заявок для агенцій. Така сама логіка «схвалення як відповіді» працює у формі реєстрації на захід.

Налаштування за п’ять кроків

1. В онбордингу оберіть шаблон «Заявка постачальника».
2. На сторінці пайплайна натисніть «Перевірити форму в Telegram». Так ваш Telegram прив’язується, і картки зможуть до вас дійти.
3. Створіть приватний канал для закупівельників, додайте в нього бота адміністратором із правом публікувати й вкажіть канал у блоці «Залишилося зробити». Натисніть «Перевірити, чи може бот публікувати».
4. У налаштуваннях форми перейменуйте категорії, змініть питання про ІПН, географію та прайс-лист, відредагуйте «Вигляд поста» і вставте дві відповіді зі своїм контактом.
5. Заповніть форму самі й один раз натисніть «Схвалити»: перевірте допис у каналі та відповідь, яку отримаєте як постачальник. Потім поділіться посиланням.

Тільки знайомитеся з ботами? Як створити бота в Telegram без коду показує, як його зробити.

Налаштувати форму реєстрації постачальника в Telegram →