Telegram में खर्च रिपोर्ट फ़ॉर्म: 6 फ़ील्ड

जब आपके लोग काम का खर्च अपनी जेब से भरते हैं और सबूत चैट में भेज देते हैं, तो रकम, प्रोजेक्ट या रसीद तक आसानी से छूट जाती है। यह फ़ॉर्म भेजते समय ही इन सबके बारे में पूछ लेता है, और आपसे सिर्फ़ एक फ़ैसला माँगता है।

यह Telegram बॉट में चलने वाला खर्च रिपोर्ट फ़ॉर्म है: छह फ़ील्ड, जिन्हें आप रख या बदल सकते हैं; चिपकाने के लिए दो जवाब; और एक निजी चैनल, जहाँ मंज़ूर किए गए खर्च उनकी रसीदों के साथ जमा होते हैं। अगर आप Excel में खर्च रिपोर्ट टेम्पलेट खोज रहे थे, तो यह वह नहीं है। फ़ॉर्म खर्च इकट्ठा करता है। वह उन्हें जोड़ता नहीं और किसी फ़ाइल में एक्सपोर्ट भी नहीं करता, और रसीद फ़ोटो होनी चाहिए, PDF नहीं। अगर आपके लोग PDF इनवॉइस भेजते हैं, तो सपोर्ट को बताएँ कि आपको क्या चाहिए।

खर्च रिपोर्ट फ़ॉर्म के छह फ़ील्ड, और एक जोड़ने के लिए

यह Easy Post का Expense Report टेम्पलेट है। इसे चुनने के बाद आप "Form Settings" में (पाइपलाइन के पेज पर "Form" बटन) फ़ील्ड का नाम बदल सकते हैं, हटा सकते हैं या नए जोड़ सकते हैं; ऐसा फ़ॉर्म बनाने के तरीक़ों की तुलना बिना कोड के फ़ॉर्म बिल्डर की गाइड में है। फ़ील्ड तभी रखें जब आप उसका जवाब पढ़ेंगे।

टेम्पलेट के सवाल, फ़ील्ड के लेबल और बटन के विकल्प अंग्रेज़ी में सेव होते हैं। उन्हें हिन्दी में बदलना "Form Settings" में आपका काम है। इस लेख के चित्रों में फ़ॉर्म पहले से हिन्दी में दिखाया गया है। नीचे जहाँ सवाल का टेक्स्ट दिया है, वह वैसा ही है जैसा टेम्पलेट में लिखा है।

• श्रेणी ("Category"; ज़रूरी; सवाल "Expense category:", बटन: Transport, Food, Supplies, Communication, Other)। बटनों के नाम अपने हिसाब-किताब की मदों के नाम पर रखें, ताकि महीने के अंत में कुछ दोबारा छाँटना न पड़े। नाम छोटे रखें: Telegram एक बटन में सीमित डेटा ही रख पाता है, और लंबा नाम काम न करे, ऐसा हो सकता है।
• रकम ("Amount"; ज़रूरी; सवाल "Amount spent:")। यह टाइप किया हुआ टेक्स्ट है और इसकी कोई जाँच नहीं होती, इसलिए "लगभग चालीस" भी चल जाता है। "Form Settings" में यह फ़ील्ड खोलें और इसका "Type" "Text" से बदलकर "Number" कर दें। तब बॉट दोबारा पूछता रहता है, जब तक जवाब ऐसी संख्या न हो जिसके साथ चिह्न या इकाई के ज़्यादा से ज़्यादा पाँच अक्षर लगे हों, जैसे "42.50 USD", "€12" या "1 500 грн"। "चालीस डॉलर" और "12 USD और 3 EUR" को «कृपया एक संख्या लिखें।» कहकर लौटा दिया जाता है। यह इनकार वाला टेक्स्ट आप ख़ुद लिख सकते हैं, फ़ील्ड पर "Button and error texts" के नीचे; वहाँ एक उदाहरण दे दें। करेंसी सवाल में ही लिख दें ("कितना खर्च हुआ, करेंसी कोड के साथ, जैसे 42.50 USD:"), क्योंकि फ़ॉर्म पैसे के बारे में कुछ नहीं जानता। रकम वैसी ही सेव होती है जैसी टाइप की गई।
• तारीख़ ("Date"; ज़रूरी; सवाल "Date of expense:")। यह टाइप होती है और कभी जाँची नहीं जाती, इसलिए "कल" भी चल जाता है। सवाल में फ़ॉर्मैट लिख दें, या अगर आपके लोग उसी दिन रिपोर्ट भेज देते हैं, तो फ़ील्ड हटा दें। कोई भी फ़ील्ड हटाएँ, तो उसकी लाइन "Post Template" से भी हटा दें, वरना चैनल में वह लाइन जैसी लिखी है वैसी ही दिखेगी, जैसे "Date: {date}"।
• विवरण ("Description"; ज़रूरी; सवाल "What was it for?"; 500 अक्षर तक)। अकेला "टैक्सी" आपको फ़ैसला लेने के लिए कुछ नहीं देता। सवाल को "यह किसलिए था, और किसके लिए?" कर दें, तो टैक्सी के साथ यह भी आता है कि वह किस क्लाइंट के लिए थी।
• रसीद की फ़ोटो ("Receipt photo"; ज़रूरी; सवाल "Photo of receipt:"; 3 फ़ोटो तक, और यह संख्या एडिटर में बदली नहीं जा सकती)। यह चरण सिर्फ़ फ़ोटो लेता है। पहली फ़ोटो से पहले PDF या कोई भी फ़ाइल भेजने पर बॉट «कृपया एक फ़ोटो भेजें।» कहता है, और फ़ोटो के बाद भेजी गई फ़ाइल रिपोर्ट में नहीं पहुँचती। हर फ़ोटो के बाद बॉट कहता है कि पूरा होने पर «हो गया» दबाएँ, और कर्मचारी वही दबाता है; तीनों फ़ोटो भेज दे, तो इसकी ज़रूरत नहीं पड़ती। ईमेल से आई रसीद का स्क्रीनशॉट चलता है, अगर वह फ़ोटो के रूप में भेजा जाए। "Required" में एक पेच है, जो "खर्च कहाँ अटकता है" में समझाया गया है।
• प्रोजेक्ट ("Project"; वैकल्पिक; सवाल "Charge to project:", बटन: General, Project A, Project B, Travel)। बटनों के नाम अपने प्रोजेक्ट या कॉस्ट सेंटर के नाम पर रखें। छोड़ने के बटन पर भी "General" लिखा है, इसलिए स्क्रीन पर दो "General" बटन दिखते हैं। मान सिर्फ़ पहला बटन ही सेव करता है। जो दूसरा दबाता है, उसका कोई प्रोजेक्ट दर्ज नहीं होता, और आपके कार्ड में वह लाइन ही नहीं होती। फ़ील्ड पर "Button and error texts" के नीचे छोड़ने के बटन को बदलकर "कोई प्रोजेक्ट नहीं" कर दें; या "Required" पर टिक करें, तो छोड़ने का बटन हट जाता है।
• आपका नाम ("Your name"; आप ख़ुद जोड़ें; ज़रूरी टेक्स्ट फ़ील्ड)। कार्ड में भेजने वाले का Telegram का पहला नाम और, अगर हो, तो उसका @यूज़रनेम दिखता है, और Telegram का नाम "Mike 🚀" जैसा भी हो सकता है। फ़ील्ड को "+ Add Field" से जोड़ें, ताकि आप किसी इंसान की भरपाई करें, निकनेम की नहीं। फिर उसी पेज पर "Post Template" खोलें और "Insert tokens" के नीचे नए फ़ील्ड के टोकन पर क्लिक करें। नया फ़ील्ड तब तक चैनल की पोस्ट में नहीं दिखता, जब तक आप उसका टोकन वहाँ न डालें।

रसीद से भरपाई तक

1. एक लिंक पिन करें टीम चैट में या नए लोगों के लिए बने नोट में। अपना टेस्ट करने के बाद पाइपलाइन के पेज पर "Still to do" में "Send the form to real people" दिखता है, जिसके साथ "Copy link" बटन है। कर्मचारी «शुरू करें» दबाता है और एक-एक करके सवालों के जवाब देता है; साथ में प्रोग्रेस बार रहता है। फ़ॉर्म में कुछ भी यह नहीं जाँचता कि भेजने वाला कौन है: जिसे भी लिंक मिल जाए, वह रिपोर्ट भेज सकता है, और आपका Approve दबाना ही जाँच है।
2. खर्च Telegram में बटनों के साथ आपके पास पहुँचता है: Approve और Reject, साथ में Edit और Delete। कार्ड में टेक्स्ट वाले जवाब, भेजने वाला और एक लिंक होता है। रसीद कार्ड में नहीं होती, इसलिए फ़ैसले से पहले खर्च को डैशबोर्ड में खोलें, जहाँ रसीदें छोटे थंबनेल के रूप में दिखती हैं और क्लिक करने पर पूरे आकार में खुलती हैं।
3. पहले देखें, फिर फ़ैसला लें। रकम को रसीद से मिलाएँ। अगर कोई आँकड़ा ग़लत टाइप हुआ है, तो मंज़ूर करने से पहले Edit दबाएँ: वह खर्च को वेबसाइट पर खोलता है, जहाँ आप टाइप किए हुए जवाब (रकम, तारीख़, विवरण) ठीक कर सकते हैं, पर श्रेणी या फ़ोटो नहीं। अगर रसीद नहीं है या पढ़ी नहीं जा रही, तो Reject दबाएँ। अस्वीकृति का जवाब हर वजह के लिए एक ही तय टेक्स्ट है, इसलिए उसे ऐसे लिखें कि उसमें नई फ़ोटो माँगी जाए।
4. Approve का मतलब है "भरपाई के लिए स्वीकार"। कर्मचारी को आपका जवाब तुरंत मिल जाता है (टेक्स्ट नीचे है), और खर्च रसीद की फ़ोटो के साथ आपके निजी चैनल में पोस्ट हो जाता है। Reject से आपका अस्वीकृति का टेक्स्ट जाता है। Delete खर्च को कर्मचारी को बताए बिना छिपा देता है (वह "Deleted" टैब में रहता है), इसलिए कर्मचारी को कोई जवाब नहीं मिलता।
5. चैनल ही आपका बही-खाता है। हर मंज़ूर खर्च एक पोस्ट है: आपके "Post Template" के फ़ील्ड, और उनके नीचे रसीद की फ़ोटो। यात्रा, प्रोजेक्ट या रकम चैनल के अंदर की सर्च से खोजें।

कर्मचारी को बॉट के टेक्स्ट हिन्दी में दिखते हैं। लेकिन आपका पक्ष अंग्रेज़ी में है: साइट का सेटिंग पैनल हिन्दी में अनुवादित नहीं है, इसलिए "Form Settings" की स्क्रीन और आपको आने वाला निजी मैसेज (New submission in…, Approve, Reject, Edit, Delete) अंग्रेज़ी में दिखते हैं।

उदाहरण-चित्र: इसमें फ़ॉर्म के सवाल और बटन मालिक के हिन्दी में किए अनुवाद हैं, बाक़ी बॉट के टेक्स्ट हिन्दी के डिफ़ॉल्ट हैं; फ़ॉर्म के चरण 2 से 4 छोड़े गए हैं; नाम और डेटा काल्पनिक हैं।

उदाहरण-चित्र: कार्ड अंग्रेज़ी में आता है, ब्योरे मालिक के हिन्दी अनुवाद वाले फ़ॉर्म के हैं, और "आपका नाम" वह फ़ील्ड है जिसे आप ख़ुद जोड़ते हैं; नाम और डेटा काल्पनिक हैं।

सेटिंग में चिपकाने के लिए दो जवाब

फ़ॉर्म की सेटिंग में इसके लिए दो बॉक्स हैं: "Approved Message" और "Rejected Message" (सेटिंग की स्क्रीन अंग्रेज़ी में है, पर इनमें आप हिन्दी लिख सकते हैं)। इनमें Telegram के HTML टैग, जैसे <b> और <a href>, चलते हैं। डिफ़ॉल्ट टेक्स्ट, «आपकी एंट्री मंज़ूर हो गई!» और «आपकी एंट्री मंज़ूर नहीं हुई।», कर्मचारी को पैसे के बारे में कुछ नहीं बताते। इन्हें बदल दें।

जब आप खर्च स्वीकार करें:

खर्च स्वीकार हो गया है। इसका भुगतान शुक्रवार की सैलरी के साथ होगा। सवाल: t.me/yourfinance

दोनों जवाबों में t.me/yourfinance की जगह अपना संपर्क लिखें।

जब आप उसे अभी स्वीकार न कर सकें:

हम यह खर्च स्वीकार नहीं कर सके। रसीद की साफ़ फ़ोटो के साथ इसे दोबारा भेजें, या यहाँ पूछें: t.me/yourfinance

वही वादा करें जो आप निभाएँगे। जिस कर्मचारी से कहा गया कि शुक्रवार को भुगतान होगा और जिसे शुक्रवार को पैसे नहीं मिले, उसे गुमराह किया गया।

उदाहरण-चित्र: जवाब वही टेक्स्ट है जो ऊपर चिपकाने के लिए दिया है; नाम और डेटा काल्पनिक हैं।

मंज़ूर खर्च कहाँ रहते हैं

एक निजी चैनल जोड़ें, जिसमें सिर्फ़ आप और आपका फ़ाइनेंस देखने वाला व्यक्ति हो। रसीदों पर नाम, कार्ड के अंक और जगहें होती हैं, और सार्वजनिक चैनल यह सब सबको दिखा देगा। यही खर्च डैशबोर्ड में भी रखा रहता है। आपके प्रोजेक्ट में जोड़े गए लोगों को भी Telegram के कार्ड मिलते हैं, और वे भी मंज़ूर कर सकते हैं। इनमें से हर किसी का पहले Easy Post अकाउंट होना चाहिए: प्रोजेक्ट के पेज पर Members दबाएँ, उनका ईमेल डालें और Invite दबाएँ। हर किसी को अपना Telegram भी जोड़ना होगा (उस व्यक्ति के अकाउंट से साइन इन रहकर पाइपलाइन के पेज पर "Test the form in Telegram" दबाएँ), वरना उन तक कार्ड नहीं पहुँचेंगे। Members सिर्फ़ मंज़ूरी तक सीमित नहीं हैं: वे फ़ॉर्म और एक्शन भी बदल सकते हैं।

अगर आप आँकड़े स्प्रेडशीट में चाहते हैं, तो वेबहुक जोड़ें। पाइपलाइन के पेज पर Actions खोलें। "Add Action" फ़ॉर्म में Webhook चुनें, एक्शन को नाम दें, URL डालें और Add दबाएँ, और "Auto-approve" पर टिक न करें, ताकि वेबहुक तब चले जब आप Approve दबाएँ। तब Easy Post हर मंज़ूर खर्च JSON के रूप में उस URL पर भेजता है: जवाब, रसीद की फ़ोटो के लिंक, और भेजने वाले का Telegram नाम, यूज़रनेम और चैट ID। रकम टाइप किए हुए टेक्स्ट ("1 500 UAH") के रूप में आती है, इसलिए जब तक आप उसे साफ़ नहीं करते, स्प्रेडशीट उसे जोड़ नहीं सकती। फ़ोटो के लिंक बिना साइन इन किए खुल जाते हैं, इसलिए उन्हें सिर्फ़ ऐसे टूल को भेजें जिस पर आपको भरोसा हो। लेने वाला सिरा आपको ख़ुद बनाना होता है, या उसे किसी ऐसे ऑटोमेशन टूल पर भेजें जो वेबहुक लेता हो और स्प्रेडशीट में एक पंक्ति जोड़ दे। वेबहुक हर प्लान में शामिल नहीं हैं, इसलिए पहले प्राइसिंग पेज देख लें।

खर्च कहाँ अटकता है

• "Required" का मतलब रसीद की गारंटी नहीं है। रसीद वाला चरण तीन फ़ोटो तक लेता है, इसलिए उसमें «हो गया» बटन है, और कर्मचारी कोई भी फ़ोटो भेजे बिना उसे दबा सकता है। तब खर्च बिना रसीद के आपके पास पहुँचता है। इसीलिए Approve दबाने से पहले आप डैशबोर्ड खोलते हैं, और इसीलिए ऊपर का अस्वीकृति का जवाब नई फ़ोटो माँगता है।
• डुप्लिकेट। एक ही रसीद दो बार भेजी जा सकती है, ग़लती से या जान-बूझकर, और कुछ उसे चिह्नित नहीं करता। मंज़ूर करने से पहले चैनल में रकम और तारीख़ खोज लें।
• कार्ड कटा हुआ दिखता है। वह हर जवाब के सिर्फ़ पहले 300 अक्षर दिखाता है, जबकि विवरण में 500 अक्षर तक लिखे जा सकते हैं। पूरा टेक्स्ट डैशबोर्ड में दिखता है।
• हर व्यक्ति की सीमा। टेम्पलेट में हर Telegram अकाउंट के लिए रोज़ 10 और महीने में 50 बार फ़ॉर्म शुरू करने की सीमा है, और अधूरा छोड़ा गया या अस्वीकृत प्रयास भी गिना जाता है। लंबी यात्रा पर गया व्यक्ति महीने की सीमा तक पहुँच सकता है; उसे «शुरू करें» दबाने पर बता दिया जाता है, और आपको नहीं बताया जाता। "Form Settings" में "Submission Limits" के नीचे "Daily Limit" और "Monthly Limit" बढ़ा दें।
• चैनल में पोस्ट न होना। चैनल में पोस्ट न हो पाए, जैसे बॉट के एडमिन अधिकार चले गए हों, तब भी कर्मचारी को आपका "स्वीकार" वाला जवाब मिल जाता है। तब डैशबोर्ड में खर्च पर लाल रंग का "Not published:" नोट दिखता है। मंज़ूर करने के बाद उसे देख लें।
• Auto-approve। पब्लिश करने वाले एक्शन पर "Auto-approve" बंद रखें। उसे चालू करने पर, या सारे एक्शन बंद करने पर, कुछ भी आपके इंतज़ार में नहीं रुकता: कार्ड पर बटन नहीं होते, और कर्मचारी को सिर्फ़ «धन्यवाद! आपकी एंट्री समीक्षा का इंतज़ार कर रही है।» दिखता है; आपका जवाब उसे कभी नहीं मिलता।

फ़ॉर्म क्या नहीं करता

• यह खर्चों को जोड़ता नहीं, करेंसी नहीं बदलता, और Excel या CSV में एक्सपोर्ट नहीं करता। डैशबोर्ड उन्हें एक-एक करके सूची में दिखाता है, और उन्हें स्प्रेडशीट में ले जाने का बिल्ट-इन तरीक़ा वेबहुक है। महीने के अंत का जोड़ अब भी आपका ही काम है।
• यह रकम को उसकी रसीद से नहीं मिलाता, डुप्लिकेट नहीं खोजता, और खर्च की कोई नीति लागू नहीं करता: न बजट, न श्रेणी के हिसाब से सीमाएँ।
• यह किसी को भुगतान नहीं करता, और अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर से इसका कोई बिल्ट-इन कनेक्शन नहीं है। "भुगतान हो गया" जैसा कोई स्टेटस नहीं है: खर्च पहले "Waiting" में रहता है, फिर "Published" (मंज़ूर होकर चैनल में पोस्ट हुआ) या "Rejected" में।

जिस कंपनी के पास ट्रैवल-एंड-एक्सपेंस सिस्टम है और ऑडिट की ज़िम्मेदारी है, उसे वही सिस्टम चाहिए। जो टीम आज चैट में रसीदें इकट्ठा करती है, उसके लिए यह रसीद, रकम और फ़ैसले को एक जगह ले आता है। अगर आपका काम फ़ील्ड पर काम करने वाले लोगों से रोज़ की रिपोर्ट लेना है, तो फ़ील्ड टीम की डेली रिपोर्ट देखें। "मंज़ूरी ही जवाब है" वाला यही तर्क वेंडर रजिस्ट्रेशन फ़ॉर्म को चलाता है।

पाँच क़दम में सेटअप

1. ऑनबोर्डिंग में, या अकाउंट पहले से है तो "+ New pipeline" से, Expense Report टेम्पलेट चुनें।
2. सबसे पहले चैनल जोड़ें। फ़ाइनेंस के लिए एक निजी चैनल बनाएँ और @easy_post_publisher_bot को उसमें मैसेज पोस्ट करने के अधिकार वाले एडमिन के रूप में जोड़ें। निजी चैनल का कोई @नाम नहीं होता, इसलिए "Still to do" में "Add a channel if you want to publish" के नीचे वाले बॉक्स में उसकी संख्या वाली Chat ID डालें: चैनल की कोई भी पोस्ट @userinfobot को फ़ॉरवर्ड करें और वह जो संख्या दे, उसे चिपका दें (वह -100 से शुरू होती है)। इनवाइट लिंक स्वीकार नहीं किया जाता। फिर पाइपलाइन के पेज की "Posting access" वाली पंक्ति में "Check that the bot can post" दबाएँ।
3. "Form Settings" में श्रेणियों और प्रोजेक्ट के नाम बदलें (सवालों और बटनों का हिन्दी में अनुवाद भी वहीं करें), "Amount" को "Number" पर करें और उसके सवाल में करेंसी लिखें, Project का छोड़ने वाला बटन बदलें, "+ Add Field" से "आपका नाम" फ़ील्ड जोड़ें और उसका टोकन "Post Template" में डालें, और दोनों जवाब "Approved Message" और "Rejected Message" में चिपका दें।
4. "Test the form in Telegram" दबाएँ। इससे आपका Telegram जुड़ जाता है, ताकि कार्ड आप तक पहुँच सकें। ख़ुद एक खर्च भेजें, रसीद की फ़ोटो के साथ, और एक बार Approve दबाएँ: चैनल में पोस्ट देखें और वह जवाब भी, जो कर्मचारी के रूप में आपको मिलता है। यह तभी करें जब चैनल जुड़ चुका हो, क्योंकि उससे पहले कार्ड बिना बटनों के आता है।
5. अपने फ़ाइनेंस वाले लोगों को Members में जोड़ें; हर किसी का Easy Post अकाउंट और जुड़ा हुआ Telegram होना चाहिए। फिर "Send the form to real people" के नीचे "Copy link" दबाएँ और उसे शेयर करें।

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