Вам цілий день пишуть у Telegram. Клієнт питає ціну, мешканець повідомляє про протікання, працівник надсилає чек. У половині повідомлень чогось бракує, тож ви перепитуєте й чекаєте.
Тут допоможе форма в Telegram-боті. Бот ставить ваші запитання по одному й надсилає вам готову заявку. Нижче знайдіть свою ситуацію й подивіться, що ввімкнути.
Як працює форма в Telegram-боті
Людина відкриває ваше посилання й натискає «Почати». Бот ставить одне запитання в кожному повідомленні, а там, де треба вибрати, дає кнопки. Також можна надсилати фото, документи й голосові повідомлення.
Коли людина відповість на останнє запитання, заявка прийде вам у Telegram одним повідомленням. Кожна заявка ще й зберігається в кабінеті — вашій особистій сторінці на easy-post.app. Форма працює в боті Easy Post, тож створювати власного бота не потрібно.
Ілюстрація: тексти взято з бота, імена й дані вигадані.
Easy Post використовує кілька власних слів. Форма разом із посиланням на бота називається потоком. У кожного потоку своя сторінка: там ви копіюєте посилання й вмикаєте потрібне, а кнопка «Форма» відкриває налаштування форми. Запитання форми називається полем.
Знайдіть свою ситуацію
Почніть із запуску форми. Потім переходьте до того, що потрібно саме вам:
- Запустити форму за 10 хвилин
- Отримувати заявки й передзвонювати
- Відповідати «так» чи «ні» на кожну заявку
- Публікувати в канал те, що надсилають люди
- Приймати фото, документи й голосові
- Приймати заявки від тих, кого немає в Telegram
- Дати змогу відповісти одним повідомленням або голосом
- Надсилати заявки в таблицю або CRM
- Надсилати заявки в різні канали залежно від міста чи теми
- Працювати із заявками командою
- Коли форма в Telegram не підходить
- Перевірте, перш ніж ділитися посиланням
Запустіть форму за 10 хвилин
- Виберіть шаблон. Зареєструйтеся на easy-post.app і виберіть один із 49 готових шаблонів форм, наприклад «Заявка на послугу» чи «Реєстрація на захід». Easy Post створить форму й посилання на неї, і ви побачите «Потік готовий».
- Замініть запитання на свої. На сторінці потоку натисніть «Форма». У кожного запитання є «Назва поля» — напис, який ви бачите в заявці, і «Текст від бота» — запитання, яке читає людина. Заповніть обидва.
- Позначте важливі запитання. Поставте галочку «Обов'язкове» біля кожного запитання, без якого заявка марна; в інших буде кнопка «Пропустити». Людина відповідає по черзі й не може повернутися до попереднього запитання, тому прості запитання ставте на початок. «Зберегти» поки не натискайте.
- Варіанти відповіді — кнопками. Для запитання з вибором поставте тип «Кнопки» й впишіть варіанти в один рядок через кому: «Сантехніка, Електрика, Прибирання». Набрані вручну відповіді приходять як «Київ», «київ» і «Киев», і розсортувати їх неможливо.
- Перепишіть повідомлення бота й збережіть. Нижче на тій самій сторінці, у розділі «Повідомлення бота», є привітання й подяка («Текст завершення»). У розділі «Сповіщення про статус» — повідомлення, які людина отримує, коли ви схвалюєте або відхиляєте заявку. Перепишіть ці тексти, перш ніж натиснути «Зберегти». Ось чому: поки форму жодного разу не збережено, бот говорить із кожною людиною її мовою. Перше «Зберегти» закріплює тексти тією мовою, якою ви користуєтеся в Easy Post, і відтоді всі бачать їх цією мовою.
- Перевірте. На сторінці потоку натисніть «Перевірити форму в Telegram». Кнопка прив’яже ваш Telegram, щоб заявки могли до вас доходити, і відкриє форму так, як її бачить клієнт. Тестова заявка прийде в той самий чат.
- Поділіться посиланням. На сторінці потоку натисніть «Копіювати посилання» в розділі «Telegram-бот». Закріпіть посилання в каналі, додайте в опис профілю, надішліть трьом справжнім клієнтам.
Кожен шаблон дозволяє одній людині надіслати лише кілька заявок на день і на місяць, а в деяких шаблонах — усього 1–3 на день. Ваші тести теж зараховуються. Поки тестуєте, збільште ці числа в розділі «Ліміти заявок» у налаштуваннях форми.
Перш ніж ділитися посиланням, прочитайте запитання. Кілька шаблонів написано для виконавця, який розповідає про свої послуги, а не для клієнта, якому потрібна допомога: «Будівництво й ремонт» питає «Досвід роботи (років)». Якщо клієнти надсилатимуть вам замовлення, краще почніть із шаблону «Заявка на послугу». Щоб почати з порожньої форми, під час вибору шаблону натисніть «Почати з нуля».
Отримувати заявки й передзвонювати
Ситуація. Людина залишає заявку, наприклад на кошторис чи ремонт, а ви їй передзвонюєте або пишете. Схвалювати нічого не потрібно.
Рішення. Так форма працює одразу після створення. Кожна заявка приходить вам у Telegram, щойно людина її надішле. Натискати нічого не треба: ви читаєте й дзвоните. Заявку отримує й кожен у вашій команді, хто прив’язав свій Telegram. Після тесту бот запропонує підключити канал. Тут він не потрібен, тож просто пропустіть цю пропозицію.
Важливо. За замовчуванням подяка звучить так: «Дякуємо! Ваша заявка очікує на перевірку». Тут ніхто нічого не перевіряє, і людина чекає даремно. У налаштуваннях форми, у розділі «Повідомлення бота», замініть «Текст завершення» на те, що станеться насправді:
Дякуємо, заявку отримали. Зателефонуємо або напишемо вам протягом робочого дня.
Якщо вам пишуть люди, які можуть у вас купити, відповідайте швидко. У продажах це називають швидкістю реакції: скільки часу минає від заявки до вашої першої відповіді. Щоб зрозуміти, кому дзвонити першим, додайте одне-два запитання з кнопками, наприклад про бюджет чи терміни. Як зібрати повну лід-форму крок за кроком, показують посібник із запиту кошторису і стаття про форму приймання заявок для агенцій.
Відповідати «так» чи «ні» на кожну заявку
Ситуація. Людина чекає вашого рішення, наприклад щодо місця на заході чи повернення грошей, і відповідь їй потрібна в будь-якому разі.
Рішення. Кнопки «Схвалити» й «Відхилити» з’являться, коли ви підключите до форми Telegram-канал: туди бот складатиме схвалені заявки. Зробіть канал приватним, щоб його бачили тільки ви та ваша команда. Далі вистачить одного натискання, і бот надішле людині ваше «так» чи «ні». Схвалені заявки ще й публікуються в цьому каналі, тож у вас залишається їхній список.
Як увімкнути.
- У Telegram створіть новий канал і зробіть його приватним.
- Після тесту бот покаже кнопку «Вибрати канал». Натисніть її й виберіть цей канал. Telegram зробить бота адміністратором із правом публікувати. Пропустили? На сторінці потоку, у списку «Залишилося зробити», натисніть «Вибрати канал у Telegram».
- У налаштуваннях форми, у розділі «Сповіщення про статус», напишіть повідомлення про схвалення й про відмову.
- Надішліть нову тестову заявку. Тепер вона має прийти з кнопками «Схвалити» й «Відхилити».
Ілюстрація: тексти взято з бота, імена й дані вигадані.
Тексти, які можна вставити:
Ви в списку! Вашу заявку схвалено. Подробиці надішлемо ближче до дати.
На жаль, ми не можемо прийняти цю заявку. Зазвичай так буває, коли [причина]. Ви можете надіслати нову заявку.
Ілюстрація: тексти взято з бота, імена й дані вигадані.
Під кожною заявкою також є «Редагувати» — ця кнопка відкриває заявку на сайті, щоб виправити описку, — і «Видалити».
Важливо. Не підключайте для цього публічний канал: схвалені заявки разом із номерами телефонів побачать усі. А «Видалити» прибирає заявку, нічого не повідомляючи людині. Щоб увічливо відмовити, натисніть «Відхилити».
Публікувати в канал те, що надсилають люди
Ситуація. Підписники надсилають вам оголошення чи новини, а ви вручну переносите вдалі в канал.
Рішення. Підключіть свій публічний канал кнопкою «Вибрати канал», так само як вище. Під кожною заявкою будуть кнопки «Схвалити» й «Відхилити». Після схвалення бот опублікує заявку в каналі. Людина отримає ваше повідомлення про схвалення, а потім повідомлення з кнопками, щоб відкрити пост і поділитися ним.
Текст поста береться з розділу «Вигляд поста» в налаштуваннях форми: це ваш текст, у який підставляється кожна відповідь. Коли ви змінюєте запитання, він сам не оновлюється. Для нового запитання натисніть його токен під написом «Вставити токени»: у «Вигляд поста» додасться короткий код, а в пості на його місці буде відповідь. Для видаленого запитання видаліть його рядок.
Важливо. Усе, що ви впишете у «Вигляд поста», побачать усі. Не додавайте туди номери телефонів та інші особисті відповіді.
Щоб публікувати без перевірки кожної заявки, відкрийте «Куди надсилати» на сторінці потоку, натисніть «Редагувати» біля каналу й поставте галочку «Схвалювати автоматично». Кожна заявка все одно прийде вам, але без кнопок. Людина отримає подяку, а потім повідомлення про пост, тож перевірте, щоб у подяці не було «очікує на перевірку».
Приймати фото, документи й голосові
Ситуація. Вам треба побачити проблему: фото протікання, чек чи голосове з подробицями.
Рішення. У налаштуваннях форми натисніть «+ Додати поле» й виберіть тип «Файли». Людина може надіслати фото, документи на кшталт PDF, Excel чи Word, відео, голосові повідомлення й аудіо. На одне запитання — до 10 файлів, потім вона натискає «Готово». Це працює і в боті, і на веб-формі. У заявці, яка приходить вам у Telegram, файлів немає. Щоб їх побачити, натисніть «Відкрити заявки» під заявкою: відкриється кабінет.
Важливо. Це стосується вас, навіть якщо ви нічого не публікуєте. Коли людина додає фото, бот складає з її відповідей текст за шаблоном «Вигляд поста» (він у налаштуваннях форми). Цей текст має вкластися в 1024 символи. Якщо не вкладеться, бот видалить заявку й попросить людину почати заново. Тому тримайте «Вигляд поста» коротким і не додавайте в нього довгі текстові відповіді.
Приймати заявки від тих, кого немає в Telegram
Ситуація. Частина клієнтів приходить із вашого сайту чи з листівки, і Telegram у них немає.
Рішення. Та сама форма працює і як вебсторінка. Людина відповідає на всі ваші запитання на одній сторінці, файли теж можна додати. Заявка приходить вам у Telegram, як і будь-яка інша, з позначкою «Надіслано через веб-форму».
Як увімкнути. На сторінці потоку знайдіть блок «Де люди надсилають заявки» й увімкніть перемикач «Веб-форма». Ви отримаєте три речі:
- посилання, яким можна ділитися;
- QR-код форми для плакатів і листівок: людина сканує його й заповнює форму в браузері телефону;
- «Код для сайту», щоб убудувати форму на свій сайт: вставте його в редактор сайту або надішліть тому, хто веде ваш сайт.
Ілюстрація: імена й дані вигадані.
Важливо. Ваше «так» чи «ні» доходить до людини тільки через Telegram. Після надсилання людина бачить кнопку, щоб отримати відповідь там. Люди без Telegram відповіді не отримають, тож зробіть запитання про телефон обов’язковим і зателефонуйте їм.
Отримувати заявки в Telegram →
Дати змогу відповісти одним повідомленням або голосом
Ситуація. Не кожен захоче відповідати на сім запитань поспіль. Комусь простіше написати «продаю двокімнатну у Львові, 95 тис. доларів, дзвоніть +380…» або записати голосове.
Рішення. Увімкніть «AI-прийом». Тоді бот просить описати все одним повідомленням, текстом або голосом, а ШІ сам заповнює форму. Якщо бракує обов’язкової відповіді, бот перепитає. Перед надсиланням він покаже, що зрозумів, і дві кнопки: «Надіслати» й «Виправити». У заявці, яка прийде вам, будуть відповіді, а під ними — слова самої людини. Якщо ШІ взагалі не зможе прочитати повідомлення, бот поставить ваші звичайні запитання, тож заявка не загубиться.
Як увімкнути. На сторінці потоку, у блоці «Де люди надсилають заявки», увімкніть «AI-прийом» у розділі «Telegram-бот». У першому повідомленні бота з’явиться кнопка «Заповнити по кроках» для тих, хто воліє звичайні запитання.
Ілюстрація: тексти взято з бота, імена й дані вигадані.
Важливо. Скільки таких заявок на місяць ви можете отримати, залежить від тарифу, і це число спільне для всіх ваших форм. Його показує лічильник поруч із перемикачем. Коли ліміт вичерпається, бот до 1-го числа наступного місяця ставитиме звичайні запитання. «AI-прийом» працює тільки в боті, а не на веб-формі.
Надсилати заявки в таблицю або CRM
Ситуація. Ви вручну переносите кожну заявку в Google Таблиці чи в CRM — програму, де ведуть клієнтів і угоди.
Рішення. Підключіть вебхук. Він автоматично пересилає кожну нову заявку на вебадресу, яку ви вкажете. Адресу дає сервіс-посередник, наприклад Make, Zapier чи n8n: він приймає заявку й записує її у вашу таблицю або CRM. Вебхук доступний не на всіх тарифах.
Як увімкнути. У Make, Zapier і n8n є готовий перший крок під назвою «Webhook». Почніть із нього нову автоматизацію, і сервіс покаже вам адресу. Потім відкрийте «Куди надсилати» на сторінці потоку, додайте вебхук і вставте цю адресу.
Важливо. Для бота вебхук — таке саме місце для схвалених заявок, як і канал. Тому під кожною заявкою з’являться кнопки «Схвалити» й «Відхилити», і в CRM нічого не потрапить, доки ви не натиснете «Схвалити». Якщо ви лише передзвонюєте людям, натисніть «Редагувати» біля вебхука й поставте галочку «Схвалювати автоматично».
Якщо посередник не відповідає, Easy Post не надсилає заявку повторно. Вам прийде повідомлення про збій, а заявка залишиться в кабінеті. Фото й файли потрапляють до посередника посиланнями, які може відкрити будь-хто, у кого є посилання. Тож добре подумайте, якщо вам надсилають паспорти чи інші посвідчення особи.
Надсилати заявки в різні канали залежно від міста чи теми
Ситуація. Заявки надходять із різних міст, і в кожного міста свій канал. Або в CRM мають іти тільки великі заявки.
Рішення. Зробіть запитання про місто чи бюджет із кнопками. Потім задайте кожному каналу чи вебхуку умову, яка перевіряє відповідь:
- Місто дорівнює «Київ» → канал Києва; Місто дорівнює «Львів» → канал Львова.
- Бюджет дорівнює «20000+» → CRM. Менші заявки залишаються в Telegram.
Як увімкнути. Відкрийте «Куди надсилати» на сторінці потоку. Кожен додатковий канал додайте кнопкою «Додати адресата»: виберіть «У Telegram-канал», впишіть @ім’я каналу, а в налаштуваннях цього каналу в Telegram додайте бота форми в адміністратори. Потім натисніть «Редагувати» біля кожного каналу чи вебхука й скористайтеся кнопкою «+ Додати умову».
UyTap, наше демо з нерухомості, працює саме так: одна форма, сім міських каналів, у кожного одна умова. Налаштування показано в кейсі UyTap. Можна також спробувати @GulfHireBot: він так само розподіляє вакансії між двома містами.
Ілюстрація.
Важливо. Умови «більше ніж» і «менше ніж» працюють тільки з простим числом, наприклад 1500. Для сум зробіть діапазони кнопками й обирайте умову «дорівнює». Пишіть діапазони без ком, наприклад «1000-5000»: кома починає нову кнопку. На одних тарифах у форми може бути лише один канал або вебхук, на інших — кілька.
Працювати із заявками командою
Ситуація. Заявки опрацьовують кілька людей, і кожен має бачити всі нові.
Рішення. Додайте колег у проєкт. Проєкт — це папка, де лежать ваші форми; його можна знайти в розділі «Проєкти» у верхньому меню. Кожну заявку отримують усі. Якщо під заявками є «Схвалити» й «Відхилити», вирішує перше натискання, а той, хто натисне пізніше, побачить, що заявку вже опрацьовано.
Як увімкнути.
- Відкрийте проєкт, потім «Учасники» й додайте людей за електронною адресою їхнього акаунта в Easy Post. Спершу їм треба зареєструватися.
- Кожен відкриває сторінку потоку й натискає «Прив'язати Telegram» або «Перевірити форму в Telegram». Без цього заявки до нього не приходять.
Важливо. Учасники теж можуть змінювати форму. Окремої ролі лише для схвалення немає.
Коли форма в Telegram не підходить
Форма в Telegram не вміє змінювати наступне запитання залежно від попередньої відповіді й не дає вибрати кілька кнопок в одному запитанні. Надіслану заявку людина виправити не може. І це не CRM: угоди форма не веде.
| Що перевірити | Easy Post | Google Форми | Бот на замовлення |
|---|---|---|---|
| Можна відповісти, не виходячи з Telegram? | так, і на вебсторінці теж | ні, відкривається браузер | так |
| Нові заявки приходять вам у Telegram? | так, одразу | на пошту; для Telegram потрібен посередник | якщо розробник це зробить |
| Можна відповісти «так» чи «ні», і людина про це дізнається? | так, дві кнопки | вбудованої функції немає; для схвалень потрібне доповнення | якщо зроблять |
| Файли й голосові? | так | файли — якщо людина ввійде в акаунт Google; голосових немає | якщо зроблять |
| Запитання, які змінюються залежно від відповідей? | ні | так | якщо зроблять |
Обирайте Google Форми чи Typeform, ще один конструктор онлайн-форм, якщо ваші клієнти звикли до пошти і вам потрібні запитання, які змінюються залежно від відповідей. Обирайте бота на замовлення, якщо ваш процес настільки незвичний, що варто платити розробнику. Обирайте форму в Telegram, якщо ваші люди в Telegram і вам треба швидко відповідати на заявки чи схвалювати їх. Детальніше — у порівнянні Google Форми проти Easy Post і в огляді альтернатив Typeform.
Перевірте, перш ніж ділитися посиланням
- У подяці сказано, що станеться насправді, а не «очікує на перевірку».
- Біля кожного потрібного запитання стоїть «Обов'язкове», а прості запитання йдуть першими.
- Кожен вибір — кнопками, і всередині варіантів немає ком.
- Тестова заявка прийшла в Telegram — з кнопками «Схвалити» й «Відхилити», якщо ви відповідаєте «так» чи «ні».
- Кожен колега прив’язав свій Telegram.
- Якщо ви публікуєте в канал: у розділі «Вигляд поста» є рядок для кожного нового запитання й немає особистих відповідей.
- Якщо у вас вебхук і ви лише передзвонюєте: біля нього стоїть галочка «Схвалювати автоматично».
- Ліміту на одну людину вистачає. Незаповнені до кінця форми теж зараховуються.
Через тиждень відкрийте кабінет і пошукайте вкладку «Очікує»: у ній форми, які люди почали й не закінчили. Є схожа вкладка «Очікування» — це інша. Подивіться, до якого запитання люди дійшли, і скоротіть це запитання або переробіть його на кнопки.
Що почитати далі
- Як створити бота в Telegram без коду: якщо вам потрібен власний бот.
- Форма реєстрації на захід: відповідь «так» чи «ні» від початку до кінця.
- Форма запиту кошторису: як передзвонювати клієнтам, із правилом для великих заявок.
- Кейс UyTap: публікація в сім міських каналів.
- Процес схвалення контенту: як схвалювати заявки для каналу.
- Бот-вікторина в Telegram: коли потрібна вікторина, а не форма.
