Є речі, які керівникові не скажуть в обличчя: старший зміни зривається на новеньких, замок на задніх дверях зламаний уже місяць, ідея звучить безглуздо, якщо сказати її вголос. Паперова скринька для пропозицій просить повірити, що почерк ніхто не впізнає. Онлайн-скринька пропозицій працює як анонімне опитування, відкрите завжди: це форма зі своїм посиланням і QR-кодом на стіні, і вона під рукою саме тоді, коли з’являється думка. Люди пишуть без імені, а ви читаєте кожну заявку в Telegram одразу після надсилання.
З веб-формою Easy Post ви не знатимете, хто написав, тож не зможете відповісти комусь особисто, а статистики й графіків у скриньки немає. У тієї самої форми є й другий вхід, через Telegram-бота, і бот показує вам ім’я відправника. Ця інструкція налаштовує все так, щоб люди писали тільки через вебсторінку.
Якщо ваша команда читає пошту, а не Telegram, те саме зробить Google Форма. Вимкніть збирання адрес електронної пошти, не обмежуйте відповіді однією на людину (бо тоді людям доведеться входити в Google) і ввімкніть сповіщення про нові відповіді на пошту. Інші відмінності розібрано в порівнянні Google Форм і Easy Post.
З чого почати
Усе налаштовується на сайті easy-post.app. Увійдіть через Google. На першому екрані «Що ви хочете отримувати?» завдання для скриньки немає: під завданнями, біля рядка «Немає вашого завдання?», натисніть «оберіть з усіх готових форм» і візьміть у списку шаблон «Q&A / Анонімні запитання». Easy Post відкриє сторінку потоку. Потік — це ваша форма разом із заявками, які вона збирає; заявкою тут називається все, що людина надіслала через форму. Угорі сторінки жовта панель «Залишилося зробити», під нею блок «Де люди надсилають заявки». Кнопка «Заявки» вгорі сторінки відкриває список усього, що надіслали люди.
У жовтій панелі натисніть «Перевірити форму в Telegram». Відкриється Telegram із ботом Easy Post; натисніть «Розпочати». Бот підтвердить, що ваш Telegram прив’язано, а слідом надішле привітання форми з кнопкою «Почати» (на частині тарифів із рядком «Powered by Easy Post»). Натисніть її, і почнуться питання. Дайте відповіді на всі, це пробна заявка: у той самий чат прийде повідомлення з вашими відповідями, а сторінка потоку сама оновиться й напише «Форма працює». Бот запитає й «Опублікувати анонімно?», і навіть якщо ви відповісте «Так, анонімно», у повідомленні буде ваше ім’я. Так і має бути: проба йшла через бота, і саме тому людям ви дасте вебсторінку. Якщо на комп’ютері немає Telegram, зробіть цей крок зі сторінки потоку на телефоні.
Пункт «Додайте канал, якщо потрібна публікація» пропустіть: він позначений «За бажанням», а скриньці канал не потрібен. Якщо обліковий запис у вас уже є, той самий список шаблонів відкриває кнопка «+ Новий потік» на сторінці проєкту, якщо ваш тариф дозволяє ще один потік.
Спробуйте скриньку пропозицій →
Три Telegram у цьому налаштуванні й одне посилання для людей
Слово Telegram трапиться в налаштуванні тричі, і лише одне посилання можна безпечно давати людям.
- Ваш власний Telegram отримує повідомлення про кожну заявку. Ви прив’язали його кнопкою «Перевірити форму в Telegram».
- Бот Easy Post ставить питання тієї самої форми, і в заявці, надісланій через нього, ви бачите ім’я відправника в Telegram та його @username. Бот завжди увімкнений, вимкнути його не можна, тож ніколи не поширюйте посилання на нього.
- На сторінці, яку людина бачить після натискання «Надіслати», є кнопка «Дізнатися результат у Telegram». Якщо натиснути її, а потім «Розпочати», Telegram-акаунт людини прив’язується до її заявки, і в «Заявках» поруч із нею з’являється її ім’я. Прибрати кнопку не можна. У цьому налаштуванні вона дає тільки обіцянку бота надіслати результат, і це повідомлення так і не прийде, бо результат тут ніхто не надсилає. Тексти нижче просять людей цю кнопку пропустити.
Одне правило тримає людей на вебсторінці: посилання беріть тільки з картки «Веб-форма», кнопкою «Копіювати посилання» або «Завантажити QR-код». Решта кнопок, які копіюють або надсилають посилання, ведуть на бота: «Відкрити бота», «Копіювати посилання» і «Скопіювати оголошення» на картці «Telegram-бот», а також «Надіслати в Telegram» і «Копіювати посилання» в жовтій панелі після вашої проби. У жовтій панелі є й кнопка «Скопіювати посилання на веб-форму»: вона копіює правильне посилання, але вам не знадобиться.
Картка «Веб-форма» в блоці «Де люди надсилають заявки» вже має показувати «Увімкнена · приймає заявки»: потік із першого екрана створюється з увімкненою формою. Якщо там «Вимкнена» (потік із «+ Новий потік»), натисніть перемикач; зміна збережеться одразу. На картці будуть «Посилання на форму» і кнопки «Копіювати посилання» та «Відкрити форму». Розгорніть розділ «QR-код» і натисніть «Завантажити QR-код»: завантажиться файл SVG, який лишається чітким за будь-якого розміру друку. Якщо принтер його не відкриє, зробіть знімок екрана з QR-кодом на сторінці й надрукуйте його.
Ілюстрація: тексти взято із сайту; картку «Telegram-бот» поруч не показано.
У заявці з вебсторінки немає ні імені, ні Telegram-акаунта, ні IP-адреси. Easy Post зберігає мову сторінки й час надсилання. Інтернет-адресу відправника сторінка використовує лише для того, щоб рахувати, скільки заявок надходить з одного підключення за хвилину, і разом із заявкою її не зберігає. Перш ніж прийняти заявку, сторінка ще проводить перевірку на робота від Cloudflare, яка щонайбільше попросить людину поставити галочку.
Як зробити з шаблону анонімне опитування
Шаблон дає дві речі з однаковою назвою, «Q&A / Анонімні запитання», і перейменувати треба обидві. Назва потоку стоїть на початку кожного повідомлення, яке приходить вам у Telegram («Нова заявка в» і назва). Назва форми — заголовок вебсторінки, яку бачать люди. Почніть із потоку: натисніть «Редагувати» вгорі сторінки потоку, змініть «Назву потоку» на «Скринька пропозицій» і натисніть «Зберегти потік». Після цього сайт відкриє сторінку проєкту, а не потоку: натисніть там «Скринька пропозицій», щоб повернутися. Назва форми — у таблиці нижче.
Потім натисніть кнопку «Форма» вгорі сторінки потоку. Кожне питання там — окрема рамка: поле «Назва поля, бачите лише ви» (підпис у вашому повідомленні в Telegram), меню «Тип», поле «Текст від бота» (питання, яке читають люди, зокрема на вебсторінці) і хрестик × у кутку, який видаляє питання. Для питання типу «Кнопки» впишіть назви кнопок у поле під текстом від бота, через кому.
Що є в шаблоні | Що зробити |
«Назва форми» «Q&A / Анонімні запитання», угорі сторінки | Перейменуйте на «Скринька пропозицій · ваша команда чи місце». Це заголовок вебсторінки. |
«Тема»: питання «Тема питання:», кнопки «Особисте, Кар’єра, Стосунки, Здоров’я, Технології, Інше»; необов’язкове | Залиште питання й змініть його тексти: текст від бота «Про що повідомлення?», кнопки «Ідея, Проблема, Скарга, Дякую». Воно лишається необов’язковим, тож його можна не заповнювати. |
«Питання»: «Напишіть ваше питання:», обов’язкове, до 1000 знаків | Залиште питання й змініть його тексти: назва поля «Пропозиція», текст від бота «Напишіть своїми словами:». Писати можна до 1000 знаків, і в редакторі це не змінюється. У повідомленні в Telegram видно перші 300 знаків кожної відповіді; повний текст відкрийте в «Заявках», де відповіді й далі підписані внутрішніми назвами шаблону, «topic» і «question». |
«Анонімно?»: «Опублікувати анонімно?», кнопки «Так, анонімно» і «Ні, показати моє ім’я» | Видаліть його хрестиком ×. Вебсторінка не надсилає імені, хоч би що людина відповіла, тож питання пропонує вибір, якого немає. Потім у полі «Вигляд поста» під питаннями видаліть рядок, що закінчується на {anonymous}, щоб зникла жовта примітка «Не відповідає жодному полю». Примітка стосується публікації в канал, тож має значення, лише якщо ви колись його додасте. |
Перш ніж піти зі сторінки, натисніть «Зберегти». Таких кнопок дві, під полем «Вигляд поста» і нижче, під «Налаштуваннями заявок», і будь-яка з них зберігає і питання, і тексти. Ще нижче, у блоці «Веб-форма», є третя «Зберегти»: вона зберігає лише список сайтів, а питання й тексти ні.
Питання для контакту стане в пригоді, якщо клієнтам чи мешканцям може знадобитися особиста відповідь. Натисніть «+ Додати поле» і зробіть питання типу «Текст»: назва поля «Контакт», текст від бота «Хочете особисту відповідь? Залиште email або телефон. Залиште порожнім, щоб лишитися анонімним.» Нове питання з’являється необов’язковим і стає в кінець, і тут саме це й потрібно. Заповніть поле «Назва поля, бачите лише ви», інакше форма не збережеться, і залиште тип «Текст», бо тип «Телефон» не приймає email. У команді, де люди бояться, що їх викриють, цього питання не додавайте: через поле для телефону вся форма може здатися менш анонімною.
Напишіть, що люди прочитають до і після надсилання
Прокрутіть ту саму сторінку до «Повідомлень бота». Ці два тексти показує й бот, тому самі вони анонімності не обіцяють. Обіцянка — на плакаті, а на плакаті лише вебсторінка.
«Вітальний текст» стоїть на вебсторінці під заголовком. Стандартний «Ласкаво просимо! Натисніть кнопку, щоб надіслати заявку.» говорить про кнопку, якої на сторінці немає, тож замініть його:
Треба щось полагодити, є ідея чи скарга? Напишіть тут. Відповідаємо на все в загальному чаті першого понеділка місяця.
«Текст завершення» людина бачить на сторінці після натискання «Надіслати», просто над кнопкою Telegram:
Дякуємо, отримали. Відповідь шукайте в загальному чаті першого понеділка місяця. Якщо нижче з’явиться кнопка «Дізнатися результат у Telegram», не натискайте її: вона пов’язує ваш Telegram із цим повідомленням.
Під вашим текстом сторінка додає свій рядок: «Хочете дізнатися, коли заявку розглянуть? Відкрийте бота й натисніть „Старт“ — він надішле вам результат.» Змінити його не можна, тому ваш текст і просить пропустити кнопку якраз перед тим, як людина її побачить.
Якщо ви додали питання «Контакт», почніть друге речення так: «Якщо ви залишили контакт, відповімо вам туди; якщо ні, відповідь шукайте…». Поставте в обидва тексти свій день і місце, обіцяйте лише той день, якого дотримаєтеся, і натисніть «Зберегти» під «Налаштуваннями заявок».
Ілюстрація: текст завершення пишете ви, решта — тексти самої сторінки.
Повісьте QR-код там, де людям спадає щось на думку
Надрукуйте завантажений QR-код і підпишіть під ним один рядок. Анонімність обіцяно тільки тут, тож на плакаті лише код вебсторінки:
Скринька пропозицій. Треба щось полагодити, є ідея чи скарга? Відскануйте код: форма не питає вашого імені й не надсилає його нам. Після надсилання кнопку Telegram пропустіть. Відповіді: загальний чат, перший понеділок місяця.
Для працівників повісьте його в кімнаті для персоналу або там, де відмічаються на зміну, а посилання на вебсторінку закріпіть у загальному чаті або, якщо спільного чату немає, на дошці оголошень поруч із кодом. Якщо відкрити посилання з чату в Telegram, нічого не зміниться: вебсторінка нічого не бере з Telegram, тож не знає, хто її відкрив. Для мешканців підійде дошка оголошень у під’їзді. Оцінки клієнтів зірками краще збирати CSAT-опитуванням у Telegram, а мешканцеві, який повідомляє про протікання, потрібна відповідь, і це робота для форми заявки на ремонт.
Написати може кожен, хто проходить повз код на стіні, тож скриньку лише для працівників вішайте там, куди заходять тільки працівники. Ліміти на людину за день і за місяць із налаштувань форми діють лише в боті. У вебсторінки своя межа: 10 заявок за хвилину з одного підключення і 120 за годину на всю форму. Люди в одній мережі Wi-Fi зазвичай виходять в інтернет через одне підключення, тож якщо група надішле заявки одночасно, одинадцяту людину попросять зачекати до хвилини, а те, що вона набрала, лишиться у формі.
Читайте заявки й відповідайте всім одразу
Кожна заявка приходить вам у Telegram повідомленням від бота. Воно починається рядком «Нова заявка в Скринька пропозицій», далі «Збережена в кабінеті» (кабінет — це ваш список «Заявки») і відповіді. Там, де в заявці з бота стояли б «Від:» та ім’я, тут написано «🌐 Надіслано через веб-форму». Кнопок немає, бо нічого не чекає вашого рішення.
Ілюстрація: тексти взято з бота, а назви полів — ті, що задали ви; імена й дані вигадані.
Щоб читати заявки разом, наприклад з HR, відкрийте сторінку проєкту (назва проєкту вгорі сторінки потоку), натисніть «Учасники» й запросіть людину за email її облікового запису Easy Post. Повідомлення почнуть надходити їй, коли вона прив’яже свій Telegram на сторінці потоку: кнопкою «Перевірити форму в Telegram» у жовтій панелі або «Прив'язати Telegram» у блоці «Миттєві сповіщення». Та сама кнопка є в її «Профілі». Кожен учасник може переглядати й видаляти заявки та редагувати форму, бо ролі «лише перегляд» немає. Тож не додавайте тих, про кого можуть написати в скриньку, як-от старшого зміни чи шеф-кухаря.
Грубу заявку видаліть кнопкою «Видалити» поруч із нею в «Заявках». Вона перейде на вкладку «Видалено», де учасники її й далі бачать, а повідомлення в Telegram залишиться.
Потім відповідайте в обіцяний день, одним дописом у загальному чаті. Кожній заявці — один рядок своїми словами: що зробите або чому не будете. Переказ приховує манеру автора.
Де можна спіткнутися
- Кожна заявка показує, коли її надіслали. На пізній зміні з двох людей час може вказати на одну з них. Скажіть про це, коли запускатимете скриньку, наприклад: «У заявках видно час надсилання. Пишіть, коли вам зручно». І не додавайте питань на кшталт відділу чи зміни: у малій команді вони називають автора.
- Прив’яжіть Telegram («Перевірити форму в Telegram») до того, як перевірятимете вебсторінку. Проба з вебсторінки, надіслана раніше, до вашого Telegram не дійде. Після прив’язки проба з вебсторінки закриє жовту панель, бо заявка з вебсторінки вважається чужою, навіть якщо її надіслали ви. Втрачаються лише підказки панелі: посилання й QR-код лишаються в блоці «Де люди надсилають заявки».
- Ваші пробні заявки лишаються в «Заявках». Видаліть їх перед запуском, якщо хочете чистий список.
- Вивантаження заявок у файл немає, тож усе, що хочете зберегти, копіюйте деінде.
Налаштування за п’ять кроків
- Увійдіть, на першому екрані відкрийте «оберіть з усіх готових форм», візьміть там «Q&A / Анонімні запитання», натисніть «Перевірити форму в Telegram», потім у боті «Розпочати», а під його привітанням «Почати», і пройдіть форму один раз. Канал пропустіть.
- Натисніть «Редагувати», назвіть потік «Скринька пропозицій» і натисніть «Зберегти потік». На сторінці проєкту, що відкриється, натисніть «Скринька пропозицій», щоб повернутися до потоку.
- Натисніть «Форма»: перейменуйте форму, змініть «Тему» й «Питання», видаліть «Анонімно?» та його рядок у «Вигляді поста», вставте два тексти в «Повідомлення бота» й натисніть «Зберегти» під «Налаштуваннями заявок».
- Перевірте, що картка «Веб-форма» показує «Увімкнена · приймає заявки» (якщо ні, натисніть перемикач), натисніть «Відкрити форму», надішліть одну пробну заявку й перевірте, що вона прийшла в Telegram із рядком «Надіслано через веб-форму». Потім видаліть пробні заявки в «Заявках», зокрема пробу з бота з вашим ім’ям.
- На картці «Веб-форма» натисніть «Копіювати посилання», відкрийте «QR-код» і натисніть «Завантажити QR-код». Надрукуйте код із рядком для плаката, закріпіть посилання там, де читає команда, попередьте команду, що в заявках видно час надсилання, і внесіть день відповіді в календар.
Тільки знайомитеся з ботами в Telegram? Основи пояснює стаття Як створити бота в Telegram без коду; для цього налаштування власний бот не потрібен.
