Anonymous feedback form: QR कोड वाली सुझाव पेटी

कुछ बातें लोग मैनेजर के सामने नहीं कहते: शिफ़्ट लीड जो नए स्टाफ़ पर झल्लाता है, पीछे के दरवाज़े का ताला जो महीने भर से टूटा पड़ा है, कोई आइडिया जो ज़ोर से कहने पर बचकाना लगता है। कागज़ वाली सुझाव पेटी (suggestion box) में लोगों को भरोसा करना पड़ता है कि उनकी लिखावट कोई नहीं पहचानेगा। ऑनलाइन गुमनाम सुझाव पेटी, यानी अपने लिंक और दीवार पर लगे QR कोड वाला anonymous feedback form, ठीक उस पल हाथ में होती है जब मन में बात आती है। लोग बिना नाम के लिखते हैं, और आप हर एंट्री भेजे जाते ही Telegram में पढ़ते हैं।

Easy Post के वेब फ़ॉर्म से आपको पता नहीं चलेगा कि किसने लिखा, इसलिए आप किसी एक व्यक्ति को निजी तौर पर जवाब नहीं दे सकते, और इस पेटी में आँकड़े या चार्ट नहीं हैं। उसी फ़ॉर्म में आने का एक दूसरा रास्ता भी है, Telegram बॉट के ज़रिए, और बॉट आपको भेजने वाले का नाम दिखाता है। इस गाइड में सब कुछ ऐसे सेट होता है कि लोग सिर्फ़ वेब पेज से लिखें।

अगर आपकी टीम Telegram के बजाय ईमेल पढ़ती है, तो Google Form भी यही काम कर देता है। ईमेल इकट्ठा करना बंद करें, "Limit to 1 response" बंद ही रहने दें, क्योंकि उससे लोगों को Google में साइन इन करना पड़ता है, और नए जवाबों की ईमेल सूचनाएँ चालू करें। बाक़ी फ़र्क़ Google Forms और Easy Post की तुलना में बताए गए हैं।

शुरुआत कहाँ से करें

सब कुछ easy-post.app वेबसाइट पर सेट होता है। Google से साइन इन करें। पहली स्क्रीन "What do you want to receive?" पर इस पेटी के लिए कोई काम नहीं है: कामों के नीचे "Don't see your task?" के पास "pick from all ready-made forms" दबाएँ और सूची में "Q&A / Anonymous Questions" टेम्पलेट चुनें। Easy Post पाइपलाइन का पेज खोल देता है। पाइपलाइन यानी आपका फ़ॉर्म और उससे आई एंट्री, दोनों साथ में (Easy Post हर एंट्री को "submission" कहता है)। साइट की सेटिंग वाली स्क्रीन हिन्दी में नहीं हैं, इसलिए बटनों और बॉक्स के नाम नीचे अंग्रेज़ी में दिए हैं, जैसे वे स्क्रीन पर दिखते हैं। लोग जो वेब पेज खोलते हैं, उसके बटन और सिस्टम टेक्स्ट उनके ब्राउज़र की भाषा में आते हैं, हिन्दी में भी; सवाल वैसे ही दिखते हैं जैसे आपने लिखे। पेज के ऊपर पीली "Still to do" पट्टी है, और उसके नीचे "Where people send submissions" नाम का ब्लॉक। पेज के ऊपर का "Submissions" बटन वह सूची खोलता है जिसमें लोगों की भेजी हर एंट्री है।

पीली पट्टी में "Test the form in Telegram" दबाएँ। Telegram में Easy Post बॉट खुलेगा; Start दबाएँ। बॉट बताता है कि आपका Telegram जुड़ गया है, फिर फ़ॉर्म का स्वागत मैसेज भेजता है, जिसके नीचे फ़ॉर्म शुरू करने का बटन होता है (कुछ प्लान पर मैसेज में "Powered by Easy Post" पंक्ति भी होती है)। यह बटन दबाने पर सवाल शुरू होते हैं। टेस्ट के तौर पर सारे सवालों के जवाब दें: आपके जवाबों वाला Telegram मैसेज उसी चैट में आएगा, और पाइपलाइन का पेज अपने-आप अपडेट होकर "The form works" लिख देगा। बॉट "Post anonymously?" भी पूछता है, और आप "Yes, anonymous" चुनें तब भी मैसेज में आपका नाम दिखेगा। ऐसा ही होना है: टेस्ट बॉट के ज़रिए गया था, और यही वजह है कि आप लोगों को वेब पेज देंगे। अगर आपके कंप्यूटर पर Telegram नहीं है, तो यह क़दम फ़ोन पर पाइपलाइन का पेज खोलकर करें।

"Add a channel if you want to publish" वाला आइटम छोड़ दें। उस पर Optional लिखा है, और पेटी को चैनल की ज़रूरत नहीं है। अगर आपका अकाउंट पहले से है, तो प्रोजेक्ट के पेज पर "+ New pipeline" बटन टेम्पलेट की वही सूची खोलता है, बशर्ते आपके प्लान में एक और पाइपलाइन की जगह हो।

सुझाव पेटी का टेम्पलेट आज़माएँ →

इस सेटअप में तीन Telegram, और बाँटने लायक एक लिंक

सेटअप के दौरान Telegram शब्द तीन बार आता है, और लोगों को देने के लिए सिर्फ़ एक लिंक सुरक्षित है।

• आपके अपने Telegram में हर एंट्री के लिए एक मैसेज आता है। इसे आपने "Test the form in Telegram" से जोड़ा था।
• Easy Post बॉट वही फ़ॉर्म चलाता है, और उसके ज़रिए भेजी गई एंट्री में आपको भेजने वाले का Telegram नाम और @username दिखता है। बॉट हमेशा चालू रहता है और उसे बंद नहीं किया जा सकता, इसलिए उसका लिंक कभी न बाँटें।
• «भेजें» दबाने के बाद लोगों को जो पेज दिखता है, उस पर «Telegram में नतीजा जानें» बटन है (अंग्रेज़ी पेज पर "Find out the result in Telegram")। अगर कोई इसे दबाकर फिर Start दबाता है, तो उसका Telegram अकाउंट उसकी एंट्री से जुड़ जाता है, और "Submissions" में उस एंट्री के बगल में उसका नाम दिखता है। यह बटन हटाया नहीं जा सकता। इस सेटअप में इससे बस बॉट का एक वादा मिलता है कि वह नतीजा भेजेगा, और वह मैसेज कभी नहीं आता, क्योंकि इस सेटअप में कोई नतीजा भेजा ही नहीं जाता। नीचे दिए टेक्स्ट लोगों से इस बटन को छोड़ देने को कहते हैं।

एक नियम लोगों को वेब पेज पर रखता है: लिंक सिर्फ़ "Web form" कार्ड से लें, उसके "Copy link" या "Download QR code" से। लिंक कॉपी करने या भेजने वाले बाक़ी बटन बॉट का लिंक देते हैं: "Telegram bot" कार्ड पर "Open bot", "Copy link" और "Copy announcement", और आपके टेस्ट के बाद पीली पट्टी में "Send in Telegram" और "Copy link"। पीली पट्टी में "Copy the web form link" बटन भी है, जो सही लिंक कॉपी करता है, पर उसकी आपको ज़रूरत नहीं है।

"Where people send submissions" में "Web form" कार्ड पर पहले से "On · taking submissions" लिखा होना चाहिए: पहली स्क्रीन से बनी पाइपलाइन में फ़ॉर्म शुरू से चालू रहता है। अगर "Switched off" लिखा है ("+ New pipeline" से बनी पाइपलाइन), तो स्विच दबाएँ; यह तुरंत सेव हो जाता है। फिर कार्ड पर "Link to the form" के साथ "Copy link" और "Open the form" बटन दिखते हैं। सिमटा हुआ "QR code" सेक्शन खोलें और "Download QR code" दबाएँ: आपको SVG फ़ाइल मिलती है, जो किसी भी साइज़ में छापने पर साफ़ रहती है। अगर आपका प्रिंटर उसे नहीं खोल पाता, तो पेज पर दिख रहे QR कोड का स्क्रीनशॉट लेकर उसे छाप लें।

चित्रण: टेक्स्ट साइट के अपने हैं; बगल वाला Telegram bot कार्ड नहीं दिखाया गया है।

वेब पेज से आई एंट्री में न नाम होता है, न Telegram अकाउंट, न IP पता। Easy Post पेज की भाषा और भेजने का समय सहेजता है। भेजने वाले का इंटरनेट पता पेज सिर्फ़ यह गिनने के लिए इस्तेमाल करता है कि एक कनेक्शन से एक मिनट में कितनी एंट्री आईं, और उसे एंट्री के साथ नहीं सहेजता। एंट्री लेने से पहले पेज Cloudflare की रोबोट-जाँच भी चलाता है; इसमें लोगों को ज़्यादा से ज़्यादा एक बॉक्स पर टिक करना पड़ता है।

टेम्पलेट से anonymous feedback form बनाएँ

टेम्पलेट दो चीज़ों को एक ही नाम देता है, "Q&A / Anonymous Questions", और आपको दोनों के नाम बदलने हैं। पाइपलाइन का नाम आपको आने वाले हर Telegram मैसेज में सबसे ऊपर होता है ("New submission in" और फिर नाम)। फ़ॉर्म का नाम उस वेब पेज का शीर्षक है जो लोग देखते हैं। पाइपलाइन से शुरू करें: पाइपलाइन के पेज पर ऊपर "Edit" दबाएँ, "Pipeline Name" में «सुझाव पेटी» लिखें और "Update Pipeline" दबाएँ। इसके बाद साइट पाइपलाइन का नहीं, प्रोजेक्ट का पेज खोलती है: वापस जाने के लिए वहाँ «सुझाव पेटी» पर क्लिक करें। फ़ॉर्म का नाम नीचे की तालिका में है।

फिर पाइपलाइन के पेज पर ऊपर "Form" बटन दबाएँ। वहाँ हर सवाल एक कार्ड है, जिसमें "Field name, shown only to you" का बॉक्स (आपके Telegram मैसेज पर दिखने वाला लेबल), Type का मेन्यू, "Bot prompt" का बॉक्स (वह सवाल जो लोग पढ़ते हैं, वेब पेज पर भी) और कोने में × है, जो सवाल हटा देता है। Buttons वाले सवाल में बटनों के नाम प्रॉम्प्ट के नीचे वाले बॉक्स में कॉमा से अलग करके लिखें। टेम्पलेट के सवाल, फ़ील्ड के नाम और बटन अंग्रेज़ी में आते हैं; उन्हें हिन्दी में आप ख़ुद बदलते हैं, और तालिका बताती है कि किस सवाल के साथ क्या करना है।

पेज छोड़ने से पहले "Save" दबाएँ। "Save" बटन दो हैं, एक "Post Template" बॉक्स के नीचे और एक नीचे की ओर "Submission Settings" के नीचे, और इनमें से कोई भी सवाल और टेक्स्ट दोनों सेव करता है। उसके भी नीचे "Web form" बॉक्स में तीसरा "Save" है, जो सिर्फ़ साइटों की सूची सेव करता है, सवाल और टेक्स्ट नहीं।

अगर ग्राहक या निवासी निजी जवाब चाहें, तो संपर्क का सवाल काम आता है। "+ Add Field" दबाएँ और Text सवाल बनाएँ: फ़ील्ड का नाम «संपर्क», प्रॉम्प्ट «निजी जवाब चाहिए? ईमेल या फ़ोन छोड़ें। गुमनाम रहना है तो ख़ाली छोड़ दें।» नया सवाल वैकल्पिक होता है और सबसे आख़िर में जुड़ता है, जो यहाँ ठीक है। "Field name, shown only to you" बॉक्स भरें, वरना फ़ॉर्म सेव नहीं होगा, और Text टाइप ही रखें, क्योंकि Phone टाइप ईमेल पता नहीं लेता। जिस टीम में लोग पहचाने जाने से डरते हैं, वहाँ यह सवाल न जोड़ें: फ़ोन नंबर माँगने वाला बॉक्स पूरे फ़ॉर्म को कम गुमनाम दिखा सकता है।

लोग भेजने से पहले और बाद में जो पढ़ते हैं, वह लिखें

उसी पेज पर नीचे "Bot Messages" तक स्क्रॉल करें। ये दोनों टेक्स्ट बॉट भी दिखाता है, इसलिए ये ख़ुद गुमनामी का वादा नहीं करते। वादा पोस्टर पर होता है, और पोस्टर पर सिर्फ़ वेब पेज होता है।

"Welcome Text" वेब पेज पर शीर्षक के नीचे दिखता है। इसका डिफ़ॉल्ट, "Welcome! Press the button to submit your entry.", एक ऐसे बटन की बात करता है जो पेज पर है ही नहीं, इसलिए इसे बदल दें:

कुछ ठीक करना है, कोई आइडिया या शिकायत? यहाँ लिखें। हम हर महीने के पहले सोमवार को टीम चैट में सबका जवाब देते हैं।

"Completion Text" उस पेज पर दिखता है जो लोग «भेजें» दबाने के बाद देखते हैं, ठीक Telegram वाले बटन के ऊपर:

धन्यवाद, हमें मिल गया। जवाब महीने के पहले सोमवार को टीम चैट में देखें। अगर नीचे "Telegram में नतीजा जानें" बटन दिखे, तो उसे न दबाएँ: वह आपके Telegram खाते को इस संदेश से जोड़ देता है।

आपके टेक्स्ट के नीचे पेज अपनी एक पंक्ति जोड़ता है: «जानना चाहते हैं कि इसे कब देखा गया? बॉट खोलें और Start दबाएँ: वह आपको नतीजा भेज देगा।» इसे बदला नहीं जा सकता, इसीलिए आपका टेक्स्ट लोगों से बटन दिखने से ठीक पहले उसे छोड़ देने को कहता है।

अगर आपने «संपर्क» सवाल जोड़ा है, तो दूसरा वाक्य ऐसे शुरू करें: «अगर आपने संपर्क छोड़ा है, तो हम वहीं जवाब देंगे; नहीं तो जवाब…»। दोनों टेक्स्ट में अपना दिन और जगह लिखें, वही दिन लिखें जिसे आप निभा सकें, और "Submission Settings" के नीचे वाला "Save" दबाएँ।

चित्रण: completion text वह है जो आप लिखते हैं; बाक़ी सब पेज का अपना है।

QR कोड वहाँ लगाएँ जहाँ लोगों के मन में बात आती है

डाउनलोड किया QR कोड छापें और उसके नीचे एक पंक्ति लिखें। गुमनामी का वादा सिर्फ़ यहीं होता है, इसलिए इस पर सिर्फ़ वेब पेज का कोड होता है:

सुझाव पेटी। कुछ ठीक करना है, कोई आइडिया या शिकायत? कोड स्कैन करें: फ़ॉर्म आपका नाम नहीं पूछता और न उसे हमें भेजता है। भेजने के बाद Telegram वाला बटन न दबाएँ। जवाब: टीम चैट, महीने का पहला सोमवार।

स्टाफ़ के लिए इसे स्टाफ़ रूम में या अटेंडेंस मशीन के पास लगाएँ, और वेब पेज का लिंक टीम चैट में पिन करें, या अगर कोई साझा चैट नहीं है, तो कोड के पास नोटिस बोर्ड पर लगा दें। लिंक को Telegram चैट से खोलने से कुछ नहीं बदलता: वेब पेज Telegram से कुछ नहीं पढ़ता, इसलिए उसे पता नहीं चलता कि लिंक किसने खोला। निवासियों के लिए लॉबी का नोटिस बोर्ड ठीक रहता है। ग्राहकों की स्टार रेटिंग के लिए Telegram में CSAT सर्वे बेहतर है, और पानी टपकने की शिकायत करने वाले निवासी को जवाब चाहिए, जो मेंटेनेंस रिक्वेस्ट फ़ॉर्म का काम है।

दीवार पर लगे कोड के पास से गुज़रने वाला कोई भी लिख सकता है, इसलिए सिर्फ़ स्टाफ़ वाली पेटी उन्हीं कमरों में रखें जहाँ सिर्फ़ स्टाफ़ जाता है। फ़ॉर्म की सेटिंग में हर व्यक्ति की रोज़ और महीने की सीमाएँ सिर्फ़ बॉट में काम करती हैं। वेब पेज की अपनी सीमा है: एक कनेक्शन से मिनट में 10 एंट्री और पूरे फ़ॉर्म के लिए घंटे में 120। एक Wi-Fi नेटवर्क पर लोग आम तौर पर एक ही कनेक्शन साझा करते हैं, इसलिए अगर कोई समूह एक साथ भेजे, तो ग्यारहवें व्यक्ति से एक मिनट तक रुकने को कहा जाता है, और उसका लिखा फ़ॉर्म में बना रहता है।

अपना गुमनाम फ़ॉर्म बनाएँ →

एंट्री पढ़ें और सबको एक साथ जवाब दें

हर एंट्री बॉट के मैसेज के रूप में आपके Telegram में आती है। वह "New submission in सुझाव पेटी" से शुरू होता है, फिर "Saved in your dashboard" (डैशबोर्ड यानी आपकी "Submissions" सूची) और जवाब। जहाँ बॉट से आई एंट्री में "From:" और नाम होता, वहाँ इसमें "🌐 Sent through the web form" लिखा होता है। कोई बटन नहीं होते, क्योंकि किसी चीज़ को आपके फ़ैसले का इंतज़ार नहीं है। मैसेज के ये हिस्से अंग्रेज़ी में आते हैं; फ़ील्ड के नाम और जवाब वही होते हैं जो आपने और लोगों ने लिखे।

चित्रण: टेक्स्ट बॉट के अपने हैं और फ़ील्ड के नाम वही हैं जो आपने रखे; नाम और डेटा काल्पनिक हैं।

पढ़ने का काम बाँटने के लिए, जैसे HR के साथ, अपने प्रोजेक्ट का पेज खोलें (पाइपलाइन के पेज पर सबसे ऊपर प्रोजेक्ट का नाम), "Members" दबाएँ और उस व्यक्ति को उसके Easy Post अकाउंट के ईमेल से बुलाएँ। मैसेज उसे तब मिलने लगते हैं जब वह पाइपलाइन के पेज पर अपना Telegram जोड़ता है: पीली पट्टी में "Test the form in Telegram" से, या "Get instant notifications" बॉक्स में "Link Telegram Account" से। यही बटन उसकी "Profile" में भी है। हर मेंबर एंट्री देख और मिटा सकता है और फ़ॉर्म बदल सकता है, क्योंकि सिर्फ़ पढ़ने वाली कोई भूमिका नहीं है। इसलिए उन लोगों को न जोड़ें जिनके बारे में पेटी में लिखा जा सकता है, जैसे शिफ़्ट लीड या हेड शेफ़।

किसी अभद्र एंट्री को हटाने के लिए "Submissions" में उसके बगल का "Delete" दबाएँ। वह "Deleted" टैब में चली जाती है, जहाँ मेंबर उसे अब भी देखते हैं, और Telegram मैसेज बना रहता है।

फिर वादे वाले दिन टीम चैट में एक पोस्ट से जवाब दें। हर एंट्री को अपने शब्दों में एक पंक्ति दें, और बताएँ कि आप क्या करेंगे या क्यों नहीं करेंगे। अपने शब्दों में दोहराने से लिखने वाले का अंदाज़ छिप जाता है।

कहाँ अटक सकते हैं

• हर एंट्री पर दिखता है कि वह कब भेजी गई। दो लोगों वाली देर की शिफ़्ट में समय उनमें से किसी एक की ओर इशारा कर सकता है। शुरू करते समय यह बता दें, जैसे: «एंट्री पर भेजने का समय दिखता है। जब सुविधा हो, तब लिखें।» और विभाग या शिफ़्ट जैसे सवाल न जोड़ें: छोटी टीम में वे लिखने वाले की पहचान बता देते हैं।
• वेब पेज टेस्ट करने से पहले अपना Telegram जोड़ें ("Test the form in Telegram")। उससे पहले भेजा गया वेब टेस्ट आपके Telegram तक कभी नहीं पहुँचता। जोड़ने के बाद वेब टेस्ट पीली पट्टी बंद कर देता है, क्योंकि वेब पेज से आई एंट्री किसी और की मानी जाती है, भले ही उसे आपने भेजा हो। आप सिर्फ़ पट्टी के सुझाव खोते हैं: लिंक और QR कोड "Where people send submissions" में बने रहते हैं।
• आपकी टेस्ट एंट्री "Submissions" में रहती हैं। अगर साफ़ सूची चाहिए, तो शुरू करने से पहले उन्हें मिटा दें।
• "Submissions" से फ़ाइल में एक्सपोर्ट नहीं होता, इसलिए जो कुछ रखना है, उसे कहीं और कॉपी कर लें।

पाँच चरणों में सेटअप

1. साइन इन करें, पहली स्क्रीन पर "pick from all ready-made forms" दबाकर "Q&A / Anonymous Questions" चुनें, "Test the form in Telegram" दबाएँ, बॉट में Start दबाएँ, फिर स्वागत मैसेज के नीचे फ़ॉर्म शुरू करने का बटन, और फ़ॉर्म एक बार भरें। चैनल छोड़ दें।
2. "Edit" दबाएँ, पाइपलाइन का नाम «सुझाव पेटी» रखें और "Update Pipeline" दबाएँ। जो प्रोजेक्ट पेज खुलेगा, उस पर «सुझाव पेटी» पर क्लिक करके पाइपलाइन पर लौटें।
3. "Form" दबाएँ: फ़ॉर्म का नाम बदलें, Topic और Question बदलें, "Anonymous?" और "Post Template" में उसकी पंक्ति मिटाएँ, दोनों टेक्स्ट "Bot Messages" में चिपकाएँ और "Submission Settings" के नीचे वाला "Save" दबाएँ।
4. देखें कि "Web form" कार्ड पर "On · taking submissions" लिखा है (नहीं तो स्विच दबाएँ), "Open the form" दबाएँ, एक टेस्ट एंट्री भेजें और देखें कि वह "Sent through the web form" के साथ Telegram में पहुँची। फिर "Submissions" में अपनी टेस्ट एंट्री मिटा दें, आपके नाम वाला बॉट टेस्ट भी।
5. "Web form" कार्ड पर "Copy link" दबाएँ, "QR code" खोलें और "Download QR code" दबाएँ। कोड को पोस्टर वाली पंक्ति के साथ छापें, लिंक वहाँ पिन करें जहाँ आपकी टीम पढ़ती है, टीम को बताएँ कि एंट्री पर भेजने का समय दिखता है, और जवाब का दिन कैलेंडर में डाल लें।

Telegram बॉट से पहली बार वास्ता पड़ रहा है? बुनियादी बातें बिना कोड के Telegram बॉट कैसे बनाएँ में हैं; इस सेटअप के लिए आपको अपना बॉट नहीं चाहिए।

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