Диспетчеру нужна заявка, в которой с первого раза есть всё: куда, что, сколько, когда и кому звонить. Бланк в Word этого не даёт: с телефона его никто не заполнит, и клиент пишет в мессенджер «надо перевезти мебель завтра». Дальше идут пять уточнений.
Здесь разобрано, какие поля поставить в форме заявки на перевозку груза в телеграме, что изменить в готовом шаблоне, как каждая заявка сразу попадает диспетчеру в личные сообщения и чего форма не умеет. Главное ограничение: договор-заявку с подписями и печатью она не печатает. А клиенту ничего не нужно устанавливать: он открывает ссылку, нажимает «Начать» и отвечает кнопками и короткими строками.
Восемь полей заявки на грузоперевозку
В Easy Post есть шаблон «Логистика и перевозки». Он написан со стороны перевозчика (услуга, транспорт, цена, компания), а заявку заполняет клиент. Поэтому несколько подписей надо заменить, а одно поле добавить. Если интерфейс Easy Post у вас на русском, вопросы, подписи и кнопки шаблона приходят уже по-русски: бот переводит их один раз, когда шаблон становится вашей формой. Дальше это ваши поля, их можно менять в конструкторе форм. Ниже для каждого поля: что написано в шаблоне и что с этим сделать.
- Тип (обязательное; вопрос «Вид услуги:», кнопки: Груз, Переезд, Курьер, Склад, Таможня). Оставьте как есть: клиент выбирает сам, а вы сразу видите, кому из диспетчеров это передать.
- Маршрут (обязательное; вопрос «Маршрут (откуда — куда):»). Адреса бот не проверяет, поэтому «Киев — Львов» и «Киев-Лвов» пройдут одинаково.
- Описание (обязательное; вопрос «Подробности об услуге:», от 10 до 500 символов). Для заявки замените вопрос на «Что именно везти: название, количество». Минимум в 10 символов не пропустит ответ «мебель», придётся написать хотя бы «шкаф и два дивана».
- Транспорт, грузоподъёмность (необязательное; вопрос «Транспорт и грузоподъёмность:», пропуск — кнопка «Пропустить»). Это поле перевозчика, а в заявке оно должно спрашивать о грузе. Переименуйте в «Вес и габариты груза».
- Когда загрузить (добавьте сами, кнопки: Сегодня, Завтра, На этой неделе, Договоримся). Поле типа «Дата» не открывает календарь и не проверяет формат: это обычный текстовый ответ. Кнопки надёжнее, потому что вы получите четыре чистых варианта вместо «завтра с утра», «послезавтра» и «в пятницу».
- Цена (в шаблоне обязательное; вопрос «Цена или ставка:»). В клиентской заявке сделайте поле необязательным или уберите его: цену называете вы, а не клиент.
- Компания (обязательное; вопрос «Название компании:»). Замените на «Название компании или ваше имя».
- Контакт (обязательное; вопрос «Контакт:»). В шаблоне тип «текст». Смените на «Телефон»: тогда бот проверит, что цифр не меньше семи, и «abc» не пройдёт.
От заявки до рейса
- Дайте клиенту одну ссылку: на визитке, в профиле, в чате. Он нажимает «Начать» и отвечает на вопросы по одному, видя, на каком он шаге (например, «Шаг 5/8»).
- Заявка приходит вам в телеграм сразу, как клиент её отправил. Бот пишет вам и всем, кто есть в вашем проекте и привязал Telegram: все ответы, @ник клиента и ссылка на заявку в кабинете. Кнопок нет, потому что подтверждать нечего.
- Звоните или пишите. Номер есть в карточке. Если клиент ошибся в номере, у вас остаётся его @ник.
- Клиент сразу после отправки видит ваше сообщение (текст ниже): он знает, что заявка дошла и когда ждать звонка.
Иллюстрация: тексты взяты из бота, имена и данные вымышлены.
Это работает, потому что у формы нет канала и нет действия, которое ждёт вас. При подключении, когда выбираете, куда должны идти заявки, выберите «Без канала — работа в Easy Post». Тогда каждая заявка сразу сохраняется в кабинете, а бот присылает вам карточку как уведомление.
Иллюстрация: тексты взяты из бота, имена и данные вымышлены.
Одно сообщение для вставки в настройки
В настройках формы есть поле с текстом, который бот отправляет клиенту после последнего ответа. По умолчанию там «Спасибо! Ваша заявка ожидает проверки.» Никто ничего не проверяет, так что клиент получает обещание, которого вы в таком виде не выполните. Замените его. Простое форматирование телеграма, например жирный шрифт и ссылки, работает.
Заявка принята. Диспетчер свяжется с вами в течение 15 минут, чтобы подтвердить цену и время подачи машины. Вопросы: t.me/yourdispatcher
Принятая заявка не означает согласованную цену, поэтому скажите об этом в тексте, как в примере.
Иллюстрация: тексты взяты из бота, имена и данные вымышлены.
Где хранятся заявки
Каждая заявка лежит в кабинете, в списке заявок формы, независимо от того, прочитал ли кто-то сообщение в телеграме. Карточка в чате — это уведомление со ссылкой.
Чтобы заявки получали несколько диспетчеров, добавьте их в проект в разделе «Участники» («Пригласить участника»). Каждый привязывает свой Telegram к Easy Post и дальше получает ту же карточку. Кто Telegram не привязал, видит заявки только в кабинете.
Открытый канал к этой форме не подключайте. В пост попадают все ответы вместе с телефоном клиента, и их увидят все.
Где заявка застревает
Самая дорогая ловушка одна: постоянный клиент упирается в лимит. В шаблоне стоит 5 заявок в день и 15 в месяц на одного человека. Клиент, который отправляет двадцать грузов в месяц, на шестнадцатом увидит «Достигнут месячный лимит — 15 заявок.» и не сможет подать новую. Увеличьте оба числа в настройках формы, пока этого не случилось.
Чего форма не делает
- Не печатает договор-заявку. Форма собирает данные, которые вы затем вставляете в свой бланк, а подписи и печать остаются на вашей стороне.
- Не считает расстояние и цену и не проверяет адреса.
- Нет календаря, учёта рейсов и водителей, а также оплаты.
- В такой настройке нет кнопок «Одобрить» и «Отклонить». Клиент не узнаёт, возьмёте ли вы груз, а только то, что заявка дошла. Если нужна кнопка, которая отвечает клиенту, как в случае с местом на мероприятии, смотрите форму регистрации на мероприятие.
- Нет проверки на дубли: клиент, который ошибся, отправит заявку второй раз, и вы позвоните по правильной.
Крупному перевозчику с учётом рейсов нужна отдельная система, а форма может наполнять её заявками только через вебхук, и он есть не во всех тарифах. Если вы принимаете не грузы, а обращения клиентов агентства, смотрите форму заявки для агентств.
Настройка по шагам
- При подключении выберите шаблон «Логистика и перевозки» и пункт «Без канала — работа в Easy Post».
- Добавьте других диспетчеров в разделе «Участники» и попросите каждого привязать Telegram.
- В настройках формы измените вопросы по списку выше, добавьте «Когда загрузить», поставьте контакту тип «Телефон», увеличьте лимиты, вставьте сообщение со своим контактом и поделитесь ссылкой.
Только знакомитесь с ботами? Как создать бота в телеграмме без кода показывает, как его сделать.
