Когда вам пишет новый поставщик, от каждого нужно одно и то же: кто он, как с ним связаться, что продаёт, куда возит и сколько это стоит. Если собирать ответы из писем и чатов, они приходят в разном виде, а прайс-лист — фото, затерявшееся в ленте.
Здесь разобрана форма регистрации поставщика в телеграм-боте: восемь полей (какие оставить, какие убрать), два готовых текста для вставки и закрытый канал, где одобренные поставщики складываются в ваш список. Сначала два ограничения. Форма не проверяет ни ИНН (или другой регистрационный номер), ни саму компанию, а стандартный шаг с прайс-листом принимает только фото, не PDF и не Excel. Если ваши поставщики присылают файлы, напишите в поддержку.
Восемь полей формы регистрации поставщика
Это шаблон «Заявка поставщика» в Easy Post. После выбора поля можно переименовать, удалить или добавить свои в конструкторе форм. Необязательное поле оставляйте, только если закупщик будет читать ответ.
Сначала о языке: если интерфейс Easy Post у вас на русском, вопросы, подписи и кнопки шаблона приходят уже по-русски. Бот переводит их один раз, когда шаблон становится вашей формой, а дальше это ваши поля, и править их можно как угодно. Ниже для каждого поля указано, что написано в шаблоне.
- Компания (обязательное; вопрос «Название компании:»). Название, по которому вы потом будете искать.
- ИНН (обязательное; вопрос «ИНН или регистрационный номер:»). Хранится так, как введён, и не проверяется, поэтому «12345» пройдёт. Форматы номеров различаются от страны к стране, так что перед одобрением найдите номер в реестре компаний вашей страны сами.
- Контактное лицо (обязательное; вопрос «Имя контактного лица:»). Кому писать вашему закупщику.
- Контакт (обязательное; вопрос «Телефон или email:»). Одна строка без проверки формата, так что email с опечаткой пройдёт. В карточке есть также имя отправителя в Telegram и его @ник, если он задан.
- Категория товара (обязательное; вопрос «Категория товаров или услуг:», кнопки: Сырьё, Оборудование, IT-услуги, Канцтовары, Логистика, Другое). Сначала переименуйте кнопки в свои закупочные категории. Тогда каждый поставщик попадёт в одну из шести групп, а не напишет «оборудование» как ему вздумается.
- География (обязательное; вопрос «География работы:»). Свободный текст. Напишите в вопросе, что вам нужно: города или страны целиком.
- Прайс-лист (необязательное; до 5 фото; кнопка пропуска называется «Пришлю позже»). Вопрос по умолчанию, «Загрузите прайс-лист (фото или скан):», подталкивает прислать файлы, которые бот не примет. Замените его на «Пришлите фото каждой страницы прайс-листа (до {max_files})». Оставьте поле необязательным, если цены можно запросить позже, и сделайте обязательным, если без прайса вы поставщика не рассматриваете. Если нужны прайс-листы в PDF или Excel, напишите в поддержку.
- Описание (необязательное; вопрос «Коротко о компании:»). Короткий текст о компании. Закупщики читают его редко, а ломает он именно регистрации с фото, как объясняется в разделе «Где регистрация застревает». Удалите поле, если не будете им пользоваться.
От регистрации до списка одобренных
- Дайте одну ссылку: на странице «Стать поставщиком», в подписи к письму, внизу запроса коммерческого предложения. Поставщик нажимает «Начать» и отвечает на вопросы по одному, видя, на каком он шаге (например, «Шаг 5/8»).
- Заявка приходит вам в Telegram с кнопками: «Одобрить» и «Отклонить», а также «Редактировать» и «Удалить». В карточке «Новая заявка в …» — текстовые ответы и ссылка. Фото прайс-листа в карточку не попадают, поэтому перед решением откройте заявку в кабинете: там они видны в виде миниатюр.
- Проверьте, потом решайте. Найдите номер в реестре компаний. Если поставщик ошибся в контакте, поправьте его кнопкой «Редактировать» до одобрения.
- «Одобрить» значит «вы в нашем списке». Поставщик сразу получает ваше сообщение (текст ниже), а регистрация публикуется в вашем закрытом канале вместе с фото прайс-листа. «Отклонить» значит «пока нет» и отправляет ваш текст отказа. «Удалить» убирает заявку молча: поставщик не получает вообще никакого ответа.
- Канал и есть ваш список одобренных. Каждый одобренный поставщик — один пост с его данными и прайс-листом. Пользуйтесь поиском внутри канала: введите категорию или город.
Иллюстрация: тексты взяты из бота, имена и данные вымышлены.
Иллюстрация: тексты взяты из бота, имена и данные вымышлены.
Два текста для вставки в настройки
В настройках формы для этого есть два поля: «Сообщение при одобрении» и «Сообщение при отклонении». В них работают теги Telegram HTML, например <b> и <a href>. Стандартные «Ваша заявка одобрена!» и «Ваша заявка не была одобрена.» ничего не говорят поставщику. Замените их.
Когда вы берёте поставщика в список:
Вы в нашем списке поставщиков. Когда нам понадобится товар или услуга вашей категории, наш закупщик свяжется с вами по оставленным контактам. Чтобы прислать обновлённые цены, пишите: t.me/yourbuyer
Когда поставщик сейчас не нужен:
Спасибо за заявку. Сейчас мы ничего не закупаем в вашей категории. Вопросы: t.me/yourbuyer
Обещайте только то, что сделаете. Если поставщику сказали «мы вам напишем», а он год не слышит ни слова, ему сказали неправду.
Иллюстрация: тексты взяты из бота, имена и данные вымышлены.
Где хранится список одобренных
Подключите закрытый канал, в котором есть только вы и ваши закупщики. В нём будут регистрационные номера, телефоны и прайс-листы, а открытый канал показал бы всё это всем. Та же регистрация хранится и в кабинете, откуда её можно открыть позже. Люди, которых вы добавили в проект, тоже получают карточки в Telegram и тоже могут одобрять.
Если список нужен в таблице или в закупочной системе, добавьте вебхук. Тогда Easy Post отправляет каждую одобренную регистрацию в формате JSON на адрес, который вы укажете. Принимающую сторону вы пишете сами, а вебхуки есть не во всех тарифах, поэтому сначала загляните на страницу тарифов.
Где регистрация застревает
- Длинный текст вместе с фото удаляет регистрацию. Если в регистрации есть фото, пост должен уместиться в 1024 видимых знака, а стандартный пост включает все текстовые ответы, так что одного длинного описания или длинного списка регионов хватит, чтобы регистрация не прошла. Поставщику приходит просьба сократить текст и заполнить форму заново, а всё, что он вводил, пропадает. Исправляется в настройках формы: либо удалите поле «Описание», либо удалите из «Вида поста» строку
<strong>Описание</strong>: {description}. Тогда текст останется в вашей карточке и в кабинете, но не попадёт в пост в канале. - Прайс-лист в PDF стандартная форма не сохранит. Шаг с фото принимает только фото. До первого фото на PDF или Excel бот отвечает «Пожалуйста, отправьте фото.» После первого фото файл молча отбрасывается. Если нужны файлы, напишите в поддержку. А пока впишите свою почту в текст одобрения и попросите прислать файл туда.
- Автоматическое одобрение. Оставьте «Одобрять автоматически» выключенным у адресата «В Telegram-канал». Если настройка включена или все адресаты выключены, ничто не ждёт вашего решения: в карточке нет кнопок, а поставщик видит только «Спасибо! Ваша заявка ожидает проверки.» и вашего ответа не получает.
- Дубли. Поставщик может зарегистрироваться дважды, и это никак не помечается. Перед одобрением поищите в канале по ИНН или другому регистрационному номеру.
- Лимит на человека. Шаблон разрешает 5 регистраций в день и 20 в месяц с одного аккаунта Telegram. Посредник, который регистрирует много компаний с одного аккаунта, в него упрётся. Увеличьте оба числа в настройках формы.
Чего форма не делает
- Не проверяет ни ИНН (или другой регистрационный номер), ни саму компанию.
- Нет статусов, кроме «одобрено» и «отклонено»: нет «на рассмотрении» и «в коротком списке».
- Нет запросов коммерческих предложений, сравнения цен и базы с фильтрами. Список одобренных — это канал плюс кабинет.
Компании с формальной системой закупок и требованиями аудита нужна именно закупочная система, а не бот. А тому, кто сегодня собирает поставщиков в письмах и чатах, форма уберёт неразбериху. Если вам нужно собирать не поставщиков, а обращения клиентов, смотрите форму приёма заявок для агентств. На той же логике «одобрение и есть ответ» работает форма регистрации на мероприятие.
Настройка в пять шагов
- При подключении выберите шаблон «Заявка поставщика».
- На странице пайплайна нажмите «Проверить форму в Telegram». Так ваш Telegram привязывается, и карточки смогут до вас дойти.
- Создайте закрытый канал для закупщиков, добавьте в него бота администратором с правом публиковать и впишите канал в блоке «Осталось сделать». Нажмите «Проверить, может ли бот публиковать».
- В настройках формы переименуйте категории, настройте вопросы про ИНН, географию и прайс-лист, отредактируйте «Вид поста» и вставьте два текста со своим контактом.
- Заполните форму сами и один раз нажмите «Одобрить»: проверьте пост в канале и ответ, который получите как поставщик. Затем поделитесь ссылкой.
Только знакомитесь с ботами? Как создать бота в телеграмме без кода показывает, как его сделать.
